In diesem Leitfaden gehen wir auf die Grundlagen der Projektkostenverfolgung ein und erläutern, warum sie für den Projekterfolg entscheidend ist und wie die richtige Software zur Projektkostenverfolgung den gesamten Prozess rationalisieren kann.

Was ist Projektkostenverfolgung?

Im Kern bezieht sich die Projektkostenverfolgung auf den Prozess der Überwachung und Aufzeichnung aller mit einem Projekt verbundenen Ausgaben. Dazu gehören sowohl direkte Kosten wie Material und Arbeit als auch indirekte Kosten wie Gemeinkosten und Verwaltungsgebühren. Eine effektive Kostenverfolgung ermöglicht es den Projektleitern, die tatsächlich angefallenen Kosten mit dem geplanten Budget zu vergleichen und so sicherzustellen, dass das Projekt finanziell auf Kurs bleibt.

Kostenverfolgung vs. Budgetverfolgung: Bei der Budgetverfolgung werden zu Beginn eines Projekts finanzielle Grenzen festgelegt und die Ausgaben kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des zugewiesenen Betrags bleiben. Die Kostenverfolgung hingegen stellt sicher, dass diese finanziellen Grenzen während des gesamten Projekts eingehalten werden, und hilft so, die finanzielle Gesundheit des Projekts zu verwalten und Budgetüberschreitungen zu verhindern.

Beide Prozesse sind unerlässlich, um die Kontrolle über die Projektfinanzen zu behalten und erfolgreiche Projektergebnisse zu gewährleisten.

Warum die Projektkostenverfolgung für den Projekterfolg unerlässlich ist

Ein unzureichendes Kostenmanagement kann zu verschiedenen Problemen führen, die den Erfolg eines Projekts gefährden. Ohne eine ordnungsgemäße Nachverfolgung können Projekte leicht ihre Budgets überschreiten, Fristen versäumen und an Rentabilität verlieren.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Projektkostenverfolgung gehören:

Kostentransparenz: Wenn Sie wissen, wofür jeder einzelne Euro ausgegeben wird, können Sie alle Projektkosten nachvollziehen, was es Ihnen erleichtert, potenzielle Budgetprobleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Finanzielle Sichtbarkeit in Echtzeit: Wenn die Kosten in Echtzeit verfolgt werden, können Projektmanager schnell fundierte Entscheidungen treffen und verhindern, dass finanzielle Probleme eskalieren.

Verbesserte Entscheidungsfindung: Die Verfolgung der Kosten ermöglicht es den Teams, den Umfang oder die Ressourcen bei Bedarf anzupassen und so sicherzustellen, dass die Projekte im Rahmen des Budgets bleiben und dennoch ihre Ziele erreichen.

Vermeidung von Budgetüberschreitungen: Durch die Abstimmung der Projektkostenverfolgung mit der Projektbudgetverfolgung können Teams unerwartete Ausgaben, die ein Projekt über seine Budgetgrenzen hinausschieben, vorhersehen und vermeiden.

Schlüsselkomponenten einer effektiven Projektkostenverfolgung

Um die Projektkosten erfolgreich zu verwalten, müssen Sie sich auf mehrere Schlüsselkomponenten konzentrieren:

• Direkte Kosten: Dazu gehören materielle Ausgaben wie Material, Arbeit und Ausrüstung. Durch die detaillierte Erfassung dieser Kosten wird sichergestellt, dass alle wesentlichen Projektkosten genau erfasst werden.
• Indirekte Kosten: Gemeinkosten, Verwaltungskosten und andere indirekte Kosten bleiben oft unbemerkt, spielen aber eine wichtige Rolle bei den Gesamtausgaben des Projekts.
• Zeiterfassung: Die Arbeitskosten machen oft einen großen Teil der Projektkosten aus. Die Überwachung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit ist für eine genaue Kostenzuweisung unerlässlich.
• Projekt-Meilensteine: Die Verknüpfung der Kosten mit bestimmten Projekt Meilensteinen oder -Phasen hilft bei der Verfolgung des Fortschritts und gewährleistet, dass jede Phase innerhalb des Budgets bleibt.

Eine effektive Kostenverfolgung kombiniert diese Elemente, um den Projektmanagern einen umfassenden Überblick über die Projektkosten zu geben.

Die Rolle der Software bei der Projektkostenverfolgung

Die manuelle Verwaltung all dieser Elemente kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Hier kommt die Software zur Projektkostenverfolgung ins Spiel. Diese Tools automatisieren viele Aspekte des Kostenmanagements und bieten Echtzeit-Einblicke in Ausgaben und Budgets.

Hauptmerkmale der Projektkostenverfolgung Software:

Kostenverfolgung in Echtzeit: Verfolgen Sie automatisch die anfallenden Kosten und stellen Sie sicher, dass Sie immer aktuelle Finanzdaten zur Hand haben.

Automatisierte Berichterstattung: Generieren Sie Berichte, die die tatsächlichen Kosten mit den geplanten Beträgen vergleichen und so Einblicke in Kostenüberschreitungen und Einsparmöglichkeiten geben.

Budgetvergleich: Verfolgen Sie die Abweichung zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten, um die finanzielle Leistung zu bewerten.

Integration mit anderen Tools: Viele Softwareoptionen für die Projektkostenverfolgung lassen sich in Projektmanagement– oder PPM-Software integrieren, wodurch ein nahtloser Workflow für die Verwaltung von Projektaufgaben und Finanzen entsteht.

Integration mit Projektmanagement-Tools: Viele Softwarelösungen für Projektmanagement und Projektportfoliomanagement integrieren die Kostenverfolgung in ihre Systeme. Dadurch können Teams sowohl Projektaufgaben als auch Finanzen innerhalb eines nahtlosen Workflows verwalten. Durch die Integration der Kostenverfolgung in diese umfassenderen Projektmanagement-Plattformen profitieren die Benutzer von einer verbesserten Sichtbarkeit, genauen Berichten und rationalisierten Abläufen über alle Projektphasen hinweg.

Beliebte Softwarelösungen zur Verfolgung von Projektkosten, wie Cerri Project, enthalten Tools, die nicht nur die Kosten überwachen, sondern auch Analysen bereitstellen, die Ihnen helfen, zukünftige Projekte effektiver zu verwalten.

Wie Sie die richtige Software zur Projektkostenverfolgung auswählen

Die Auswahl der richtigen Projektkostenverfolgung Software erfordert ein klares Verständnis der Bedürfnisse Ihres Teams und der Projektanforderungen. Hier sind die wichtigsten Überlegungen:

• Integration in bestehende Systeme: Suchen Sie nach Software, die sich in Ihre bestehende Projektmanagement– oder PPM-Software integrieren lässt. Oder wählen Sie eine Lösung, die bereits Projektmanagement- und Kostenverfolgungsfunktionen kombiniert, um einen nahtlosen Datenaustausch zu gewährleisten, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und alle Projektelemente auf einer Plattform zu halten.
• Anpassungsfähigkeit: Ihre Software sollte an die besonderen Anforderungen Ihrer Branche angepasst werden können, sei es bei der Handhabung komplexer Zeitpläne, schwankender Budgets oder besonderer Compliance-Anforderungen.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn Ihr Projektportfolio wächst, sollte Ihre Kostenverfolgungssoftware in der Lage sein, mehr Daten, größere Budgets und immer komplexere Berichtsanforderungen zu verarbeiten.
• Testversion und Demos: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos ihrer Software an. Nutzen Sie diese, um zu testen, wie gut die Software zu den Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen passt, bevor Sie sich festlegen.

Best Practices für die Projektkostenverfolgung

Zur Implementierung eines erfolgreichen Systems zur Kostenverfolgung gehört mehr als nur die Auswahl der richtigen Software. Befolgen Sie diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen zur Kostenverfolgung effektiv sind:

1. Legen Sie ein klares Budget fest: Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektbudget zu Beginn eines jeden Projekts klar definiert ist.
2. Richten Sie frühzeitig Kostenverfolgungssysteme ein: Führen Sie vor Projektbeginn Systeme zur Kostenverfolgung ein, um alle Kosten vom ersten Tag an zu erfassen.
3. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Überprüfen Sie regelmäßig die Kostenberichte und aktualisieren Sie Ihr Kostenverfolgungssystem mit allen Änderungen oder unvorhergesehenen Kosten.
4. Schulen Sie Ihr Team: Vergewissern Sie sich, dass alle Teammitglieder wissen, wie sie die Kostenverfolgungstools nutzen können und wie wichtig es ist, ihre Ausgaben regelmäßig zu aktualisieren.
5. Kosten nach Meilensteinen überwachen: Verknüpfen Sie die Kostenverfolgung mit Projektmeilensteinen, um eine bessere Finanzkontrolle und Ressourcenzuweisung zu gewährleisten.

Wenn Sie diese bewährten Verfahren befolgen, können Sie das Risiko von Budgetüberschreitungen verringern und die finanzielle Leistung Ihrer Projekte verbessern.

Wie die Projektkostenverfolgung zum langfristigen Projekterfolg beiträgt

Eine genaue Verfolgung der Projektkosten kommt nicht nur dem aktuellen Projekt zugute, sondern legt auch den Grundstein für den langfristigen Projekterfolg. Wenn Unternehmen die Kosten konsequent verfolgen und genaue Aufzeichnungen führen, erhalten sie unschätzbare Einblicke in ihr Ausgabenverhalten, die Ressourcennutzung und mögliche Ineffizienzen.

Diese Informationen können dann verwendet werden, um:

• Verbesserung der zukünftigen Budgetierung: Durch die Analyse vergangener Projekte können die Teams ihre Budgetierungspraktiken für künftige Initiativen verfeinern.
• Vertrauen der Stakeholder stärken: Die konsequente Einhaltung oder Unterschreitung des Budgets von Projekten trägt dazu bei, die Glaubwürdigkeit bei den Beteiligten zu erhöhen.
• Sicherstellung der Rentabilität: Projekte, die das Budget einhalten, tragen direkt zum Endergebnis bei und stellen sicher, dass das Unternehmen finanziell gesund bleibt.

Schlussfolgerung

In der heutigen projektorientierten Umgebung ist die Verfolgung der Projektkosten für die Durchführung erfolgreicher, rentabler Projekte unerlässlich. Durch den Einsatz von Software zur Projektkostenverfolgung und die Einhaltung bewährter Verfahren können Unternehmen die finanzielle Kontrolle über ihre Projekte behalten, Budgetüberschreitungen vermeiden und die langfristigen Projektergebnisse verbessern. 

Informieren Sie sich über verschiedene Softwarelösungen für die Projektkostenverfolgung, testen Sie sie mit Ihrem Team, und sehen Sie, wie Sie Ihre Vorgehensweise bei der Verwaltung von Projektbudgets verändern können. Eine genaue Kostenverfolgung ist nicht nur eine finanzielle Absicherung, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil.

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Haben Sie Ihre bestehende Projektmanagement-Praxis und -Tools übertroffen?

Schnell wachsende Organisationen sehen oft, wie ihre eingehende Projektpipeline die bestehenden Projektmanagement-Praktiken überfordert. Dies führt dazu, dass Projektinformationen zunehmend verstreut werden und die Ressourcenkapazitäten über das hinausgehen, was für eine effektive Ausführung erforderlich ist. Das Führungsteam im Projektmanagement hat dann nicht mehr die geeigneten Werkzeuge und Prozesse, um die Projektergebnisse zu sichern oder die erwarteten Resultate für Stakeholder zu erzielen. Infolgedessen stehen diese Organisationen vor der Entscheidung, ihre Projektaufnahme zu verringern und an ihre aktuellen Fähigkeiten anzupassen oder sich an den Unternehmensanforderungen zu orientieren, indem sie ein Enterprise Project Management (EPM)-System einführen.

Für Projekt zentrierte Organisationen, die eine EPM-Strategie in ihre Praxis integrieren möchten, wird empfohlen, einen Top-down-Ansatz zu verfolgen, bei dem die gesamte Organisation in die verbesserten Methoden zur Verfolgung, dem Zugriff auf und der Weitergabe von Projektinformationen eingebunden wird. Enterprise Project Management verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für das Management von Projekten innerhalb einer Organisation, wobei besonders die Auswirkungen auf die Menschen, Prozesse und Unternehmensziele berücksichtigt werden. Die Idee ist, eine Projektmanagement-Umgebung zu schaffen, in der Projekte nicht basierend auf individuellem Verdienst, sondern als eine Gruppe miteinander verbundener Ziele behandelt werden, die mit einer einzigen Gruppe von Personen mit begrenzter Verfügbarkeit und Talent verbunden sind.

Dieses Whitepaper soll dabei helfen, die gemeinsamen Merkmale in der Projektmanagement-Praxis zu identifizieren, die eine Bereitschaft für EPM bestätigen, und grundlegende Richtlinien bereitzustellen, um die erforderliche Reife zu erreichen und die Projektmanagement-Praxis zu verbessern.

Enterprise Project Management definieren

Nicht zu verwechseln mit Project Portfolio Management (PPM), das sich hauptsächlich auf einen Top-down-Ansatz konzentriert, um „Gruppierungen“ von Projekten als Ganzes zu analysieren/verfolgen; Enterprise Project Management (EPM) verfolgt einen Bottom-up-Ansatz, der sich auf den Erfolg eines einzelnen Projekts im Kontext aller anderen konkurrierenden Projekte und Ressourcen konzentriert. Mit anderen Worten, der Fokus auf erfolgreiche Planung, Durchführung und Lieferung muss den Erfolg aller Unternehmensprojekte berücksichtigen. Obwohl es verschiedene Definitionen für EPM gibt, vermittelt die folgende eine gute Vorstellung davon, was EPM einer Organisation bieten sollte:

„Enterprise Project Management ist eine Denkweise, Kommunikation und Arbeitsweise, die von einem Informationssystem unterstützt wird, das die Ressourcen des Unternehmens in direkter Beziehung zur Vision und den Zielen des Managements sowie den Missionen und Strategien organisiert, die das Unternehmen voranbringen. Einfach gesagt, bietet EPM einen 360-Grad-Blick auf die gemeinsamen Anstrengungen der Organisation.“
Quelle:  http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_project_management

Im Kern von EPM müssen projektorientierte Organisationen einen ganzheitlichen Ansatz für das Projektmanagement im Kontext aller durchgeführten Aktivitäten implementieren. Eine erfolgreiche EPM-Strategie umfasst daher eine unternehmensweite Akzeptanz, inklusive Prozesse und eine weitreichende EPM-Plattform, die eine 360-Grad-Ansicht über die gesamte Organisation hinweg liefert. Das Ziel von Enterprise Project Management sollte es sein, die Projektmanagement-Praxis in einen formalisierten Prozess mit einem gut definierten Governance-Rahmen und Best-Practice-Richtlinien zu transformieren, um mehrere Projekte effizient und reibungslos zu liefern.

Implementierung einer EPM-Strategie für den Erfolg

Die Umsetzung einer erfolgreichen EPM-Strategie erfordert Schulung, Werkzeuge und Reife, um den Übergang von der erfolgreichen Durchführung einer grundlegenden Projektumgebung zu einer komplexeren Umgebung zu schaffen, die mit unerwarteten Änderungen und konkurrierenden Faktoren umgeht, die einen strategischen Ansatz zur Verwaltung von Projekten erfordern. 

Die Einführung einer EPM-Strategie erfordert sorgfältige Planung und Analyse der aktuellen Situation Ihrer Organisation, einschließlich einer detaillierten Untersuchung dessen, was bei Ihren Projekten und in der gesamten Organisation funktioniert und was schadet. Wie bei jedem wichtigen Projekt bedeutet die erfolgreiche Umsetzung von EPM, dass Sie zuerst kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele festlegen. Der Übergang zu einem EPM-System erfordert viel Aufwand, um die Prozesse und deren Bereitstellung so festzulegen, dass sie die Organisation auf die effektivste Weise beeinflussen. Organisationen müssen sich fragen, wo das größte Problem liegt. Liegt es am Mangel an Sichtbarkeit, um fundierte Entscheidungen zu treffen? Sind Ressourcen an ihre Grenzen gestoßen? Verursacht der Mangel an Zugriff auf Informationen Probleme? Was auch immer der Fall ist, das Priorisieren dieser Herausforderungen und das Entwerfen eines realistischen, phasenweise umsetzbaren Plans wird den Schock der Veränderung mildern und Ihrer Organisation helfen, den richtigen Weg zur EPM-Reife zu finden.

Um eine EPM-Strategie effektiv umzusetzen, sollten Sie die folgenden vier Schritte in Betracht ziehen:

• Schritt 1 – EPM-Definition – Definieren Sie EPM im Kontext Ihrer spezifischen Situation sowie die Rollout-Strategie, um sicherzustellen, dass die Ziele der Implementierung mit dem Gesamtprozess aller Stakeholder übereinstimmen.
• Schritt 2 – Erstellen Sie einen Plan – Sobald das EPM klar definiert ist, muss ein detaillierter Plan der Hauptaufgaben erstellt werden. Dieser Schritt stellt die Roadmap dar, um die EPM-Strategie umzusetzen, wobei Menschen, Prozesse und Technologien berücksichtigt werden, die für den Erfolg verantwortlich sind.
• Schritt 3 – Einbeziehung der Stakeholder – Im Rahmen der Implementierung muss die Organisation die Rollen und Schulungen für alle beteiligten Stakeholder klar definieren sowie einen Kommunikationsplan erstellen, um sicherzustellen, dass die EPM-Strategie bereit für den Rollout ist. Dies ist auch der Zeitpunkt, um fehlende Elemente zu identifizieren, die die Einführung von EPM behindern könnten.
• Schritt 4 – Anforderungen an eine Implementierung – In diesem letzten Schritt muss die Organisation eine Liste spezifischer Anforderungen und Phasen entwickeln, auf die sich die Organisation einigen wird. Das Ziel dieses letzten Schrittes ist es, eine realistische Vereinbarung zwischen allen Parteien zu treffen, damit die endgültigen Erwartungen an die EPM-Strategie definiert und erfüllt werden.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Herausforderungen bei der Einführung einer EPM-Strategie letztlich minimiert werden, wenn die Implementierung sorgfältig geplant wird und alle relevanten Parteien von Anfang bis Ende in die Entwicklung einbezogen werden.

Identifizierung der “EPM-Bereitschaft”

Viele Organisationen erkennen zu spät ihre Bereitschaft für Enterprise Project Management (EPM). Zu Beginn ist Projektmanagement oft ein Mittel zum Zweck, um entweder das zu liefern, was den Kunden verkauft wurde, oder um die Infrastruktur bereitzustellen, die notwendig ist, um mit einem wachsenden Geschäft Schritt zu halten (wie es im Fall von IT der Fall ist). In einer typischen reaktiven Haltung stellen diejenigen, die die Projekte “leiten”, schnell fest, dass sie mit dem Tempo nicht mithalten können und dass eine Veränderung der Projektmanagementprozesse erforderlich ist, um die Qualitätsanforderungen zu erfüllen, die sowohl von Kunden als auch von internen Stakeholdern gefordert werden. An diesem Punkt suchen viele Organisationen auf dem Markt nach Projektmanagementtechnologie, um ihre Probleme zu lösen. Obwohl das Erkennen eines Bedarfs der erste Schritt zu einer reiferen Praxis ist, ist Technologie nur ein Teil des EPM-Puzzles. Selbst die beste EPM-Technologie kann ohne einen gut definierten EPM-Prozess und organisatorisches Engagement für den Erfolg nicht erfolgreich sein.

Um einen proaktiveren Ansatz zur Straffung der Projektmanagementpraxis zu verfolgen, sollten Sie die folgende “EPM-Bereitschafts”-Checkliste in Betracht ziehen:    

Hat Ihre Organisation ein wachsendes Portfolio an Projekten, das die Geschäftsergebnisse beeinflusst?
Warten Sie nicht, bis Ihre Projektpipeline unüberschaubar wird. Wenn Sie in einer Branche mit schnellem Wachstum tätig sind, in der Projekte für Ihren Erfolg entscheidend sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine EPM-Strategie früher (statt später) zu integrieren, wenn Ihre Projekte noch handhabbar sind, um den Übergang reibungsloser zu gestalten.

Übersteigt Ihre Projektpipeline die Fähigkeiten Ihres aktuellen Ressourcenpools?
Sobald Ihre Projektpipeline schnell die Kapazität Ihrer Ressourcen erreicht, muss eine EPM-Strategie in Betracht gezogen werden. Menschen sind das Fundament für erfolgreiche Projekte, und die Vorbereitung Ihres EPM-Ressourcenplans, bevor er zum Problem wird, kann zukünftige Zeit- und Geldverluste vermeiden.

Nutzen Sie Branchen-Best-Practices (z. B. PMI)?
Die Vorbereitung auf EPM bedeutet, dass Sie einen Ansatz für Best Practices im Projektmanagement entwickeln müssen, um Projekte erfolgreich zu liefern. Die Formalisierung Ihres Projektmanagement Ansatzes schafft die ideale Kultur für den Erfolg und die Einführung von EPM in der Organisation.

Haben Sie einen formellen Prozess und/oder ein Governance-Rahmenwerk eingerichtet?
Die Etablierung eines formellen Prozesses und/oder eines Governance-Rahmenwerks schafft die Struktur zur Unterstützung einer EPM-Strategie. Darüber hinaus sollte ein Rahmenwerk die gesamte Organisation einbeziehen, damit die ganzheitliche Philosophie von EPM für den Erfolg vorbereitet wird.

Kommen Ihre bestehenden Tools und Technologien nicht mehr mit?
Ein klarer Hinweis darauf, dass Sie sich EPM-Lösungen ansehen sollten, ist, wenn Ihre bestehenden Tools bei der Bereitstellung der Informationen zur effektiven Einhaltung der Projektzeitpläne und zur Verwaltung der Arbeitsverteilung unter den Ressourcen ins Hintertreffen geraten.

Haben Sie die Unterstützung des Top-Managements für Veränderungen?
Bei der Einführung neuer EPM-Prozesse oder -Technologien darf das Thema Change Management nicht ignoriert werden. Wenn ein Change-Management-Ansatz von oben nach unten integriert wird, kann dies den Unterschied zwischen erfolgreicher organisatorischer Einführung und dem Scheitern von EPM ausmachen.

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Soziale Medien können für Organisationen im Projektmanagement eine enorme Bereicherung sein. Offene Zusammenarbeit und die Bündelung von Projektinformationen in einer einzigen Oberfläche verbessern die Produktivität, senken die Kosten und reduzieren Fehler. Durch die Einrichtung geschlossener Communities, die ausschließlich für Projektteams zugänglich sind, sichern Unternehmen proprietäre Informationen und verhindern, dass Stakeholder (Kunden, Partner, Lieferanten) Zugang zu vertraulichen Daten erhalten, wodurch die Informationssicherheit gewährleistet bleibt.

Dennoch sind einige Organisationen nicht bereit oder kulturell darauf ausgerichtet, soziale Medien in ihre Projektmanagement-Infrastrukturen zu integrieren. Dieses Whitepaper wird erörtern, wie Organisationen die vorteilhaften Elemente sozialer Netzwerke in leistungsstarke Tools für das Projektportfoliomanagement integrieren können. Es wird die Ziele einer Social-Media-Strategie darlegen: offene Netzwerke, starke Arbeitsgruppen, geteilte Geschäftsinformationen sowie verbesserte Zusammenarbeit, Produktivität und Transparenz.

Die Evolution des Informationsarbeiters

In den letzten 15 Jahren hat sich der Informationsarbeiter von einer Person, die an ihren Schreibtisch gebunden war und auf geschäftskritische Informationen zugreifen konnte, die nur auf ihrem Desktop-PC verfügbar waren, zu einem mobilen Arbeiter entwickelt, der Informationen von mehreren Geräten unterwegs abruft. Dies hat zu einer anspruchsvolleren Arbeitsumgebung geführt, in der sowohl Informationsarbeiter als auch die Stakeholder, für die sie arbeiten, höhere Erwartungen an die Reaktionszeiten bei Engpässen und die Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene stellen.

Im Zentrum dieser Entwicklung steht eine sich wandelnde Projekt Belegschaft. Smartphones und leicht zugängliche Web-Tools haben die Art und Weise, wie sie mit Informationen und Kollegen interagieren, verändert. Die heutige Projekt Belegschaft kann nicht mehr mit der Ausrede aufwarten, dass der Zugang zu Daten begrenzt sei oder dass die Vorbereitung auf Kunden im Zeitalter vor dem Internet aufwändig war. Mit dem sofortigen Zugang zu Informationen, verbesserten Produktivitätstools und mobilen Kommunikationsmitteln wird von der Projekt Belegschaft erwartet, dass sie schnell auf die Anforderungen der Stakeholder reagiert. Und mit der Hinzunahme von Social-Media-Tools sind sie nun in der Lage, enorme Datenmengen besser zu filtern und ihre Fähigkeiten, die neuen Erwartungen zu erfüllen, zu verbessern.

Einfach ausgedrückt trennt diese Generation von Arbeitern die Nutzung von Technologie in ihrem Privatleben nicht mehr von ihren beruflichen Aktivitäten. Die regelmäßige Nutzung von Social-Media-Tools ist zu einer Selbstverständlichkeit in der menschlichen Interaktion geworden, sei es für alltägliche Kommunikation oder die Zusammenarbeit an strategischen Entscheidungen, die das gesamte Unternehmen betreffen können. Es ist also keine Überraschung, dass Unternehmen nun erhebliche Investitionen in den strategischen Einsatz der disruptiven Technologien tätigen, die von sozialen Medien angeboten werden.

Soziale Medien am Arbeitsplatz

Es ist wichtig zu betonen, dass, obwohl soziale Medien in ihrer Anwendung sehr breit gefächert sind, die Technologien selbst ziemlich einfach sind, wenn es darum geht, eine Web Plattform bereitzustellen, die ähnliche Interessengruppen miteinander verbindet. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die beste Strategie und die passenden Tool-Sets zu definieren, die sich positiv auf ihre Belegschaft auswirken werden. Für Unternehmen bedeutet dies eine Social-Media-Strategie, die die Zusammenarbeit unter Stakeholdern sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation fördert. Im Gegensatz zu traditionellen Social-Media-Tools, die das Wachstum von professionellen und persönlichen Netzwerken sowie die Freiheit von Ideen fördern, erfordert Social Media im geschäftlichen Kontext einen disziplinierteren Ansatz, um die bestehende Kollaborationsplattform zu verbessern, indem bestehende soziale Schnittstellen genutzt werden, deren Nutzung und Akzeptanz wächst. Daher sollten Unternehmen darauf achten, die richtigen Tools zu übernehmen und die notwendigen Nutzungsvorgaben festzulegen, um effektiv von sozialen Medien zu profitieren. Zu den Vorteilen gehören die Verbesserung des Informationsaustauschs, die Steigerung der Produktivität, die Stärkung der Kommunikation und die Bereitstellung besserer Zusammenarbeit.

Social PPM: Wo ziehen Sie die Grenze?

Die größte Herausforderung für Projekt zentrierte Umgebungen besteht darin, eine Social-Media-Strategie zu entwickeln und zu integrieren, die mit ihren aktuellen Prozessen übereinstimmt. Je nach Reifegrad einer Organisation bei der Etablierung einer Kollaborationsplattform, eines Governance-Rahmenwerks und einer Wissensmanagement-Strategie können Social-Media-Tools unterschiedliche Nutzen- und Gefahrenpotenziale aufweisen. Das Verständnis des Ziels der verschiedenen Tools wird darüber entscheiden, welche Strategie zu wählen ist oder ob eine Social-Media-Strategie überhaupt sinnvoll für Ihre Organisation ist. Infolgedessen muss Social Media sorgfältig definiert und bewertet werden, um wirklich von einer verbesserten Zusammenarbeit in einer Projekt zentrierten Umgebung zu profitieren.

Am Ende des Tages muss Social Media für PPM die Zusammenarbeit verbessern. Es geht darum, das Nutzererlebnis der Zusammenarbeit zu verbessern, ohne die Integrität der geteilten Daten zu gefährden.

Bist du bereit, sozial zu werden?

Wenn soziale Medien nicht auf die richtige Weise angewendet werden, können sie für Ihre Projekte sowie für die Stakeholder und Teams, die die Tools nutzen, schädlich sein. Diese Tools bringen ein Maß an Transparenz und unstrukturierte Elemente mit sich, die gefährlich sein können, wenn sie nicht mit der bestehenden Unternehmenskultur übereinstimmen.

Um diesen Fallen zu entgehen, können Ihnen die folgenden Fragen dabei helfen, Ihre Bereitschaft für Social PPM zu beurteilen:

Checkliste für Social PPM

Würden Sie Ihre Organisation als technologische Vorreiter einstufen?
Organisationen müssen ihre Bereitschaft bewerten, progressive Technologien, die von sozialen Medien angeboten werden, anzunehmen. Wenn das Unternehmen zögert, neue Technologien einzuführen, sind die Erfolgsaussichten gering.

Nutzen Sie derzeit soziale Medien für Ihre Projekte?
Die informelle Nutzung sozialer Medien ist in der Regel ein guter Indikator dafür, dass Ihre Organisation erfolgreich eine Social-PPM-Strategie übernehmen wird, die mit Ihren aktuellen Kollaborationstools übereinstimmt.

Fördern Sie Transparenz bei Projektinformationen?
Soziale Medien fördern von Natur aus die Transparenz beim Teilen von Informationen. Bei der Implementierung einer Social-PPM-Strategie muss eine Organisation die besten Tools auswählen, die die richtigen Informationen den richtigen Stakeholdern bereitstellen.

Arbeiten Sie mit verstreuten und Remote-Projektteams? Sind mobile Geräte für Ihr Projektteam unerlässlich?
Organisationen mit dezentralen Projektteams, die regelmäßig an verschiedenen Standorten zusammenarbeiten, können schnell von der „mobilen“ Natur sozialer Medien profitieren, die für den Zugriff auf verschiedenen mobilen Plattformen ausgelegt sind.

Ist das kollaborative Teilen von Dokumenten in Ihrer Organisation ausgereift?
Bevor Sie die neuesten Kollaborationstools sozialer Medien übernehmen, ist es wichtig, Ihre aktuelle Kollaborationsplattform zu bewerten. In einer projektorientierten Umgebung sind soziale Medien effektiver, wenn sie eine bereits bestehende Kollaborationsumgebung ergänzen, die über robuste Web- und Dokumentenmanagementfähigkeiten verfügt.

Ist Ihre Projektorganisation gegenüber Veränderungen resistent?
Bei der Einführung neuer Prozesse oder Technologien darf das Thema Change Management nicht vernachlässigt werden. Ein Change-Management-Komponent in die Social-PPM-Strategie zu integrieren, kann den Unterschied zwischen einer reibungslosen Einführung und einer schmerzhaften Ablehnung der neuen Tools ausmachen.

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Von Chats über Zusammenarbeit bis hin zu Arbeitsmanagement hat die wachsende Abhängigkeit von Teams zu einer Erweiterung seiner Funktionen und Nutzbarkeit geführt. Dieses Papier untersucht, wie Microsoft Teams sich weiterentwickelt hat, um den Bedürfnissen des Projektmanagements gerecht zu werden, und welche verschiedenen Tools Sie nutzen können, um Ihre Aufgaben zu erledigen, ohne Ihre bevorzugte Umgebung zu verlassen.

Um dies zu tun, lassen Sie uns die verschiedenen Komponenten des Projektmanagements aufschlüsseln, um besser zu verstehen, wie Sie Microsoft Teams für jede dieser Aufgaben nutzen können:

1. Konzeption und Initiierung
2. Definition und Planung
3. Start/Ausführung
4. Leistung und Kontrolle
5. Abschluss/Wissensaustausch

Projektkonzeption und -initiierung

Oder in anderen Worten, Ihr Projektumfeld einzurichten. Was vielleicht wie etwas Einfaches erscheint, das Sie schnell erledigen möchten, ist der beste Weg, um einen reibungslosen Projektlebenszyklus zu gewährleisten und den Projekterfolg zu erzielen. Und wer möchte das nicht?

Schritte zur Einrichtung eines Projekts in Microsoft Teams:

1. Erstellen Sie ein Team, indem Sie die Personen (intern und extern) auswählen, die mit Ihnen als Projektteam zusammenarbeiten werden.
2. Erstellen Sie Kanäle innerhalb Ihres Teams, um die verschiedenen Bereiche des Projekts abzudecken, die verfolgt, bearbeitet und abgeschlossen werden müssen.
3. Erstellen Sie die Ordner, die Sie von Anfang an benötigen, um die Dateiverwaltung innerhalb Ihres Projekts zu steuern und zu organisieren.
4. Fügen Sie Apps hinzu, um Ihnen und Ihrem Team zusätzliche Funktionen zur besseren Verwaltung Ihrer Projekte zu bieten. Diese sind im App-Store verfügbar und die Möglichkeiten sind fast unbegrenzt. Es geht nur darum, die Tools zu finden, die zu Ihrer Organisation, Ihrem Team und Ihrem Arbeitsablauf passen. Einige Elemente, die zu berücksichtigen sind:

            – Anbieter: MS-Apps vs. Drittanbieter-Apps

            – Kosten: Kostenlos vs. Unternehmenslizenz (zur Genehmigung durch die IT, falls dies noch kein gängiges Unternehmens-Tool ist)

            – Typ: Apps, die als Chatbots oder Registerkarten innerhalb von Teams oder als Nachrichten-Erweiterungen erscheinen

            – Zweck: Apps, die Ihnen bei der Arbeitslastplanung, der Organisation von Besprechungen, Design, Vorlagen, Dateiverwaltung, Informationen oder Archivierung usw. helfen.

Definition und Planung

Sobald alles eingerichtet ist, ist es an der Zeit, einen Projektplan zu erstellen. Hier müssen Sie den Projektzeitplan und das Budget festlegen; Aufgaben, Meilensteine und Phasen planen sowie die Ressourcenzuweisung und Drittanbieter verwalten.
In dieser Phase ist es sinnvoll, sich mit Werkzeugen zu unterstützen, die speziell für die Projektplanung und -organisation entwickelt wurden. Die meisten Projekt- und Aufgabenmanagement- sowie Kollaborationssoftwarelösungen werden als Apps über den App-Store angeboten und bieten unterschiedliche Stufen an Unterstützung und Integration in Microsoft Teams.
Checkliste zur Auswahl ergänzender Projektmanagement-Apps in Microsoft Teams :

    1. Art des Supports / App-Funktionalität

Zuerst müssen Sie den richtigen und vorteilhaftesten Supporttyp für Ihre eigenen Projekte und Teams identifizieren und dann die Apps finden, die diese Funktionalitäten bieten.

Nehmen Sie zum Beispiel das Aufgabenmanagement, bei dem Sie zwischen verschiedenen Planungsstilen wählen können, wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Kalenderansichten oder Whiteboards für unstrukturierte und flexible Planung. Danach sollten Sie sich alle Varianten ansehen, die innerhalb dieser Stile angeboten werden.

    2. Integrationsstufe

Native Integration: wobei die App Teil von Teams wird und auf dessen Struktur aufbaut. Wenn verfügbar, sind die Vorteile einer nativ integrierten App immer größer, besonders wenn Sie und Ihr Team begeisterte Teams-Nutzer sind. Insbesondere, weil Sie direkt innerhalb der Teams-Struktur arbeiten können, mit einem minimalen Maß an neuen Funktionalitäten, die Sie erlernen müssen.

Nicht-native Integration: wobei Apps zu einer Erweiterung von Teams werden, zum Beispiel als zusätzlicher Tab. Diese sind leicht zugänglich und praktisch, soweit es Apps innerhalb einer App betrifft.

Zugriff über Teams: wobei sich eine App als Browserfenster innerhalb von Teams öffnet, sodass Sie auf das andere Programm zugreifen können, ohne Teams verlassen zu müssen.

Start / Ausführung

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet und Ihr Projekt geplant haben, findet hier die eigentliche Umsetzung statt und die Projektausführung beginnt. Neben der Erfüllung der geplanten Projektaufgaben und Meilensteine ist es in dieser Phase wichtig sicherzustellen, dass Ihr Team die Fristen einhält und die Stakeholder regelmäßig über den Fortschritt informiert werden und regelmäßig im Laufe des Projektlebenszyklus Rücksprache mit ihnen gehalten wird.

Verfolgen Sie Ihr Team über Teams, indem Sie:

• Besprechungen einrichten, um schnell einzusteigen und die Lage zu überprüfen.
• Mit Ihrem Team über einen bestimmten Kanal einchecken.

Diese Tools können je nach Arbeitsablauf Ihrer Organisation spontan oder geplant genutzt werden. Noch wichtiger ist, dass sie mühelos und sofort transkribiert werden können, sodass Sie Besprechungsnotizen erhalten, die Sie als Projektdatei speichern können.

Verfolgen Sie Ihr Team mit Apps für Teams, die Ihnen helfen:

• Feedback-Schleifen einrichten, um sicherzustellen, dass alles im Zeitplan liegt und zu entscheiden, ob Sie eingreifen und handeln müssen.
• Ad-hoc-Meetings erstellen.
• Regelmäßige Umfragen durchführen, um den Fortschritt Ihrer Teamkollegen zu überprüfen.
• Feedback von Kunden, Partnern und anderen internen Stakeholdern einholen.

Leistung und Kontrolle

Da das Projekt nun gut vorangekommen ist, möchten Sie den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass die Ziele auf dem richtigen Weg sind. Möglichkeiten, dies über Teams zu tun, sind:

1. Aktualisierungen von Teammitgliedern über Chats und Aktivitätsfeeds erhalten. Kollegen können Sie auf dem Laufenden halten, indem sie Sie erwähnen, sodass Sie immer über dringende oder wichtige Angelegenheiten benachrichtigt werden.
2. Apps, die automatisierte Benachrichtigungen bieten. Bestimmte Apps ermöglichen es Ihnen, anzupassen, über welche Aktionstypen Sie benachrichtigt werden möchten, sodass Sie die Kontrolle darüber haben, welche Informationen Sie erhalten.
3. Apps, die BI-Berichte bereitstellen, die Sie als Tabs in einem Kanal innerhalb von Teams anheften können und die automatisch aktualisiert werden, sodass Sie immer einen Bericht bereit und leicht zugänglich haben.

Abschluss/Wissensaustausch

Nachdem Sie Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, ist es Zeit, das Projekt zu schließen und das Wissen/Erfahrungen für zukünftige Projektmanagement-Praktiken zu teilen. Mit anderen Worten, Sie protokollieren und stellen alle Informationen und Fachkenntnisse zur Verfügung, die aus dem Feedback, den Prozessen, den Aufgaben und den Personen gewonnen wurden, um so viel wie möglich aus dem Projekt herauszuholen.

1. Entscheiden Sie, wie und wo Sie Ihre Wissensdatenbank speichern werden.
2. Sammeln Sie alle Ihre Besprechungsnotizen, Dateien, Links, Planungsboards, Berichte, Umfragen usw. und stellen Sie sicher, dass sie an einem Ort leicht zugänglich sind.
3. Bauen Sie Ihre Wissensdatenbank auf.

Bestimmte Apps können Ihnen helfen, diese Informationen zu nutzen und Wissensdatenbanken in Teams aufzubauen, sei es, um Informationen zu kategorisieren und zu klassifizieren oder sie zu speichern und zu verwalten.

Fazit

Die Vielzahl an Apps, die für Teams verfügbar sind, bedeutet, dass es jetzt möglich ist, weit mehr zu tun, als nur zu kollaborieren oder Meetings einzurichten. Wie in diesem Papier erläutert, gibt es mit den richtigen Tools keine Grenzen für das, was Sie erreichen können, einschließlich der effizienten und effektiven Verwaltung von Projekten, wobei Sie sich hauptsächlich in Teams aufhalten. 

Das ist eine beachtliche Leistung, wenn man bedenkt, dass Projektmanagement nicht einfach darin besteht, Aufgaben aufzulisten und sie auszuführen (oder Aufgabenmanagement). Projektmanagement ist eine langfristige Anstrengung, die sich um die Gestaltung eines Prozesses und den Wissensaustausch dreht; und jetzt, indem Sie die richtigen Apps identifizieren, ist es etwas, das Sie über Teams erreichen können.

The post Microsoft Teams und Projektmanagement appeared first on Software für die Zusammenarbeit bei Projekten und Geschäftsaufgaben.

In den letzten 10 Jahren hat sich die Technologie des Projekt- und Portfoliomanagements (PPM) erheblich weiterentwickelt, um die Herausforderung der Verwaltung von Projektinformationen zu erleichtern, die Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern zu verbessern und wichtige Statusberichte für Multi-Projekt-Umgebungen zu liefern. Wie bei vielen Unternehmenssystemen sind PPM-Lösungen hervorragend darin, die benötigten Informationen einfach zu erfassen. Der Unterschied zwischen diesen Angeboten liegt in der Effektivität bei der Gewinnung und Weitergabe relevanter Projektinformationen, um die Entscheidungsfähigkeit von Projektmanagementfachleuten zu verbessern. Eine solide PPM-Strategie versteht die Macht der Analyse und wie sie genutzt werden kann, um nicht nur den Fortschritt von Projekten zu verfolgen, sondern noch wichtiger, die Leistung von Projekten zu verfolgen.

Dieses Papier untersucht die Bedeutung solider Analysen innerhalb einer PPM-Strategie, um Ihre Organisation auf die nächste Stufe zu bringen, indem eine Performance-Management-Strategie entwickelt wird, die den Erfolg Ihrer Projekte beeinflusst.

Die Rolle der Analyse in Projekten

Die meisten Projektumgebungen sind ausgezeichnet darin, alle Details zu ihren Projekten zu erfassen. Die Herausforderung besteht darin, die besten Berichte zu entwickeln und diese Berichte effektiv zu nutzen, um strategische und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Realität ist, dass die meisten Projektumgebungen nur die Spitze des Eisbergs zeigen, wenn es darum geht, taktische Entscheidungen zu treffen, um sicherzustellen, dass Projekte rechtzeitig, im Budgetrahmen und gemäß den Spezifikationen abgeschlossen werden. Der richtige Einsatz von Analytik kann eine Fülle von Informationen liefern, um Ihre Projekte in strategische Aktivitäten zu verwandeln, die die Organisation beeinflussen können.

Die meisten Projektmanagement-Profis leben von den Projektstatus Berichten. Diese Berichte informieren die Projektbeteiligten in der Regel über folgende Themen:

• Der Stand der geplanten vs. tatsächlichen Aktivitäten
• Ob die Meilenstein-/Liefertermin-Daten eingehalten werden
• Ob die geplanten Budgets überschritten werden
• Der Gesamtstatus des Projekts und ob es Engpässe gibt 

Der rote Faden, der diese Berichte verbindet, ist, dass sie eine monolithische Sicht auf Ihre Projektumgebung liefern. Obwohl diese taktischen Daten für den Erfolg eines Projekts notwendig sind, liefern diese Berichte in der Regel Informationen aus der Perspektive eines einzelnen Projekts. Diese isolierte Sichtweise berücksichtigt nicht die gesamte Auswirkung eines Projekts im Verhältnis zu den anderen Bereichen der Organisation, die es bedient, sowie zu anderen Projekten, Programmen und Portfolios, die von seinen Handlungen betroffen sein könnten. Für die meisten Organisationen arbeiten Projekte nicht isoliert. Die Maßnahmen, die in einem Projekt ergriffen werden, wirken sich direkt auf die verfügbaren Ressourcen, Kosten und die gesamte Anpassung an die Organisation und ihre strategischen Ziele aus.

Damit Organisationen ihre grundlegende Projektberichterstattung von isolierten Daten zu echten Projektanalysen entwickeln können, muss eine Konsolidierung und Organisation der Projektdaten über alle Projekte hinweg erfolgen. Projektanalysen erfordern eine Sichtbarkeit über mehrere Projekte, die relevante, umsetzbare und strategische Informationen für alle Projektbeteiligten liefert, basierend auf den Eingaben von Projektdaten aus Zeiterfassungsbögen, Budgetaufzeichnungen, Plänen und Zeitplänen. Projektmanager müssen in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitslast der Ressourcen, die mehreren Projekten zugewiesen sind, zu sehen. PMO-Leiter müssen die Durchführbarkeit von Projekten innerhalb eines Portfolios bewerten. Das Management muss sehen, ob Projekte die Key Performance Indicators (KPIs) erfüllen. Und Kunden müssen Zugang zu relevanten Daten haben, um den Fortschritt ihrer Projekte zu sehen. Eine effektive Projektanalyse-Strategie bedeutet die Fähigkeit, alle kritischen Informationen aus sowohl unstrukturierten (Dokumente, Tabellenkalkulationen und E-Mails) als auch strukturierten Datenquellen (wie einer Projektdatenbank) zu extrahieren.

Die Fähigkeit, wertvolle Projektinformationen über die gesamte Organisation hinweg zu gewinnen, wird Projekte als strategische Treiber für die Unternehmen, denen sie dienen, vorantreiben. Die Sichtbarkeit über Projekte, Ressourcen und Portfolios befähigt Projekt zentrierte Organisationen, die Leistung von Projektaktivitäten und deren Gesamtauswirkung auf die Unternehmensziele zu messen. Dadurch kann die Projektanalyse die strategischen Kennzahlen liefern, die es Organisationen ermöglichen, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage eines vollständigen Überblicks über ihre Projektaktivitäten zu treffen.

Projekt-Tunnelblick

In vielen Projekt zentrierten Organisationen sehen sich Praktiker und Führungskräfte im Projektmanagement dem gleichen Dilemma gegenüber: Ihre Entscheidungen auf der Grundlage unvollständiger Informationen zu treffen. Dies führt zu dem, was als „Projekt-Tunnelblick“ bezeichnet wird, der den Fortschritt eines Projekts vorantreiben kann, jedoch nicht die Auswirkungen berücksichtigt, die diese taktischen Entscheidungen auf den Gesamterfolg der Organisationen haben können, denen sie dienen. Nur indem man unter die Wasseroberfläche des Projekt-Eisbergs taucht, kann man wirklich den Zustand eines Projekts erkennen.

Projekt-Tunnelblick ist mehr als nur der Mangel an Daten und die Begrenzungen von Berichterstattung. Die Tatsache ist, dass das Tunnelblick-Syndrom mit den Menschen und der Kultur der Projektführung beginnt. Wenn es um Projektmanagement geht, tendieren viele Organisationen dazu, reaktiv zu arbeiten. Projektleiter werden mit den Projekten betraut, die als wichtig erachtet werden, und haben die Aufgabe, ihre Energie auf die bestmögliche Umsetzung zu konzentrieren. Relativ betrachtet sind strategische Projektmanagement-Konzepte wie das Projektmanagement-Büro (PMO) und das Projektportfoliomanagement (PPM) für die meisten Organisationen neu. Beide Konzepte sind ausgezeichnete Beispiele dafür, wohin Projekt zentrierte Organisationen gehen müssen, um strategisch auf ihre aktiven Projekte und die für ihren Erfolg verantwortlichen Personen zu reagieren. Allerdings sind nicht alle Organisationen darauf vorbereitet oder verfügen über das nötige Wissen, um von einem eher taktischen Ansatz zu einer strategischen Denkweise überzugehen. Dieser Wandel kann nur beginnen, indem man zunächst die aktuelle Situation bewertet und einen Aktionsplan entwickelt, um seine Projekte auf das nächste Level zu bringen.

Leistungsmanagement: Ihre Projekte auf die nächste Stufe heben

Um Ihre Projekte und deren Treiber auf die nächste Stufe zu heben, ist es entscheidend, eine Analysestrategie in Ihrem gesamten PPM- und Governance-Rahmenwerk zu integrieren. Business Performance Management (BPM) hat viel zu bieten, um Projekt zentrierte Organisationen zu unterstützen.

Business Performance Management (BPM) ist eine Disziplin, die aus der Welt der Business Intelligence hervorgegangen ist. BPM ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsdaten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Durch die kontinuierliche Überprüfung relevanter Dashboards liefert BPM strategische Informationen, die es den Geschäftsführern ermöglichen, spezifische Geschäftsaktivitäten und deren Mitarbeiter anhand vordefinierter Ziele zu messen und zu überwachen. Das Hauptziel von BPM ist es, Problemfelder schnell zu identifizieren und Ergebnisse besser vorherzusagen. BPM wird auch für Risikoanalysen und zur Durchführung von “Was-wäre-wenn”-Szenarien genutzt, um die zukünftige Leistung zu verbessern.

Obwohl BPM häufig in Bereichen wie Betriebsleistung, Verkaufsleistung und finanzieller Leistung verwendet wird, ist die Nutzung im Bereich Projektmanagement inkonsistent. Das Konzept der Balanced Scorecard ist ein ausgezeichnetes Beispiel für eine BPM-Methodik, die von vielen Projektmanagement-Gruppen oft nicht genutzt wird. Balanced Scorecards stehen seit den Anfängen des BPM im Mittelpunkt und integrieren sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Kennzahlen zur Überwachung der Leistung der Kennzahlen einer Organisation im Vergleich zu spezifischen Zielen. Darüber hinaus bieten Methoden wie die Activity-Based Costing (ABC), die ebenfalls vom BPM popularisiert wurde, exzellente Einblicke in Projekte, indem sie den Aktivitäten und Ressourcen Kosten zuordnet, die Projekte und ihre Stakeholder beeinflussen. Diese BPM-Methodologien und andere, die von Unternehmen häufig eingesetzt werden, können einen erheblichen Mehrwert für das Projektportfolio einer Organisation auf sowohl makro- als auch mikroökonomischer Ebene bieten, sodass Projektleiter strategische Entscheidungen treffen können und sicherstellen, dass ihre Projekte auf dem erwarteten Leistungsniveau arbeiten.

Organisationen mit reifen Projekt Umgebungen verstehen, dass ein gut durchdachtes Governance-Rahmenwerk und eine Projektportfoliomanagement (PPM)-Strategie der erste Schritt sind, um die Metriken und Analysen zu identifizieren, die zur Verbesserung der Leistung ihrer Projekte erforderlich sind. Darüber hinaus bedeutet PPM jedoch, die mission-kritischen Projektdaten, die in der gesamten Organisation erfasst werden, zu extrahieren und ihre Leistung im Hinblick auf die Unternehmensziele und die zu Beginn festgelegten Key Performance Indicators (KPIs) zu messen. Obwohl viele Messmodelle leicht verfügbar sind, liegt die größte Herausforderung darin, schnell auf die Daten aus verschiedenen Quellen zuzugreifen, die Informationen zu verarbeiten und dann die relevanten Ergebnisse den entsprechenden Entscheidungsträgern zur Verfügung zu stellen. Folglich bedeutet echte Projektanalyse, dass Organisationen ihre Projektdaten mit der gleichen Überzeugung und Sorgfalt behandeln und darauf reagieren müssen, wie es ihre Kollegen derzeit in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Finanzen tun.

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Von der F&E bis zum Kundenservice ist die effektive Bedienung der Wertschöpfungskette ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs einer Organisation, wenn neue Produkte auf den Markt gebracht werden. Die Tatsache ist, dass viele Organisationen ihre Projekte zur Entwicklung neuer Produkte (NPD) in isolierten Umgebungen durchführen und nicht alle Elemente berücksichtigen, die den Erfolg eines Produkts beeinflussen können. NPD-Projekte existieren nicht nur in der Welt des Marketings und der Technik; in vielen Fällen müssen sie die strategischen Ziele der Führungskräfte, die Anforderungen der Kunden und das Ergebnis der Operationen und Finanzen integrieren, um erfolgreich zu sein.

Angesichts dieser Realität ist eine solide Strategie für Projekt- und Portfoliomanagement erforderlich, um alle Geschäftsprozesse zu konsolidieren, die das Geschäft antreiben. Dies gilt besonders für NPD-Projekte, die alle Facetten der Unternehmen betreffen, die sie bedienen.

In diesem Papier erfahren Sie, wie eine effektive, prozessorientierte PPM-Strategie eine entscheidende Rolle bei der Optimierung Ihrer NPD-Projekte spielen kann.    

NPD-Projekte und die Wertschöpfungskette

Produktorientierte Organisationen verwenden in der Regel eine Strategie für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) als unterstützende Aktivität, um die Art und Weise zu rationalisieren, wie Produkte entwickelt, produziert und auf den Markt gebracht werden. Besonders wenn es um die Einführung und Entwicklung neuer Produkte geht, wird PPM häufig isoliert betrachtet, wobei die Marketing- und Ingenieur Teams für die erfolgreiche Entwicklung und Markteinführung neuer Produkte verantwortlich sind. Obwohl es zutrifft, dass die meisten Projekt- und Portfolio-Governance-Rahmen letztlich zu besseren und profitableren Produkten führen, ist der gesamte Wert, den das Projekt- und Portfoliomanagement zur Organisation beitragen kann, oft unvollständig. In vielen Fällen sind die Bereiche Finanzen, Betrieb und ein großer Teil der Führungskräfte nicht in die Entwicklung der PPM-Strategie der Organisation einbezogen. Darüber hinaus ist die implementierte PPM-Strategie häufig eher taktisch als strategisch. Oft nutzen produktorientierte Organisationen PPM, um die täglichen Aktivitäten des Projektportfolios zu überwachen, indem sie Projektengpässe identifizieren, den Fortschritt von Projekten verfolgen und die Projektbudgets überprüfen. Auch wenn es wahr ist, dass die Projekte, die Innovationen vorantreiben, die Grundlage für den Erfolg dieser Organisationen bilden, wird der Wert, den PPM liefern kann, in der Regel nie vollständig realisiert.

Um den vollen Nutzen aus einer soliden PPM-Strategie zu ziehen, müssen produktorientierte Organisationen die Möglichkeiten erkennen, wie das Projekt- und Portfoliomanagement zur Wertschöpfungskette beitragen kann. Die Wertschöpfungskette ist eine Theorie, die von Michael Porter populär gemacht wurde. Sie besagt, dass durch die Analyse der wertschöpfenden Aktivitäten verschiedener Gruppen innerhalb einer Organisation der Wettbewerbsvorteil oder dessen Fehlen bestimmt werden kann, der zum Erfolg oder Misserfolg eines Produkts beiträgt. Jede Gruppe in der Kette hat das Potenzial, ihren Beitrag zu maximieren und somit direkt die Rentabilität eines Produkts zu beeinflussen.

Die Wertschöpfungskette, auch bekannt als Wertschöpfungskettenanalyse, ist ein Konzept aus dem Bereich der Unternehmensführung, das erstmals von Michael Porter in seinem Bestseller von 1985, Wettbewerbsvorteil: Erschaffung und Aufrechterhaltung überlegener Leistung, beschrieben und populär gemacht wurde.

In Organisationen, in denen die Einführung neuer Produkte das Geschäft vorantreibt, kann PPM eine entscheidende Rolle bei der Förderung von wertschöpfenden Aktivitäten spielen, indem es die Zusammenarbeit verbessert, relevante Projektinformationen liefert und die Sichtbarkeit für wichtige Entscheidungsträger über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg erhöht. Grundsätzlich muss PPM die verschiedenen Wertschöpfungsketten innerhalb einer Organisation miteinander verknüpfen, damit alle Beteiligten von dieser Transparenz profitieren können, was ihre Produktentwicklungsprojekte vorantreibt.

Dient Ihre PPM-Strategie der gesamten Organisation? Oder sehen Sie nur die halbe Wahrheit?

Ein häufiger Fehler, der von vielen produktzentrierten Organisationen gemacht wird, ist die Anwendung beliebter PPM-Strategien, die hauptsächlich für IT-Gruppen entwickelt wurden. Diese Projektportfoliomanagement-Strategien, die normalerweise auf IT-Projekte angewendet werden, lassen sich nicht gut auf die Welt der Produktentwicklung übertragen. IT-Projekte dienen der Infrastruktur, die die Betriebsabläufe einer Organisation unterstützt. Im Gegensatz dazu stehen Produktentwicklungsprojekte normalerweise im Zentrum von Porters primären Aktivitäten, die die Haupttreiber für Umsatz generierende und wertschöpfende Aktivitäten sind. Tatsächlich wirken sich die Aktivitäten rund um die Produktentwicklung direkt auf die obersten und untersten Ergebnisse der Organisation aus. Während das Ziel einer PPM-Strategie für IT darin besteht, ihre Projekte mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, sind Produktentwicklungsprojekte von Natur aus mit den Unternehmenszielen verbunden.

Um eine umfassende PPM-Strategie für Produktentwicklungsprojekte zu entwickeln, sollte Ihre Organisation die folgenden Fragen in Betracht ziehen:

• Beinhaltet Ihre PPM-Strategie alle Stakeholder, die den Erfolg Ihrer Projekte beeinflussen?
• Wie gut können verschiedene Gruppen innerhalb der Organisation an Projekten zusammenarbeiten?
• Überwacht Ihre Strategie wertschöpfende Aktivitäten wie Beschaffung, Marktbedingungen und Distribution?
• Beinhaltet Ihre PPM-Strategie sowohl strategische Sichtbarkeit auf Portfolios, Projekte und Ressourcen als auch die taktische Überwachung der Projektaktivitäten entlang der gesamten Wertschöpfungskette?

Produktentwicklungsprojekte erfordern wichtige Beiträge von Quellen außerhalb des Projekts. In vielen Fällen wird der Erfolg eines Produktentwicklungsprojekts durch die Bewertung des gesamten Lebenszyklus eines Produkts bestimmt, einschließlich der Phasen der Definition, des Designs, der Beschaffung, der Fertigung, der Förderung und des Service.
Obwohl die Phasen der Definition und des Designs von Projekten in einer PPM-Strategie für die Produktentwicklung in der Regel abgedeckt werden, werden die letzten vier Phasen — Beschaffung, Fertigung, Promotion und Service, in denen Produkte tatsächlich hergestellt, auf den Markt gebracht und gewartet werden — oft ignoriert. Leider maximieren viele Organisationen ihre PPM-Strategie nicht, um alle Aktivitäten des Produktlebenszyklus zu integrieren, die über die Wertschöpfungskette hinweg verwaltet werden.
 

Prozessgesteuertes PPM: Maximierung des Werts in NPD-Projekten

Die Frage ist also: Wie implementiert eine Organisation eine umfassende Projektportfoliomanagement-Strategie, die den Erfolg ihrer Produktentwicklungsprojekte optimiert? Bei mehreren Wertschöpfungsketten ist dies nie eine einfache Aufgabe. Eine umfassende PPM-Strategie für NPD-Projekte muss in der Lage sein, alle Geschäftsprozesse auf alle Gruppen abzubilden, die direkt oder indirekt die Produktentwicklungsprojekte betreffen, die sie unterstützen. Um dies zu tun, hier einige strategische Ansätze, die in Ihrem PPM-Rahmenwerk enthalten sein sollten:

• Projektgovernance – Organisationen müssen die Entwicklung von standardisierten Dokumentationen, Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit Projekten sicherstellen. Ein vereinbarter formeller Prozess wird eine bessere Sichtbarkeit der Projekte und Portfolios ermöglichen.
• Geschäftsprozessmanagement – Organisationen müssen sicherstellen, dass ihre Implementierung von Projekt-Arbeitsabläufen die relevanten Stakeholder für die entsprechenden Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse umfasst, die für den Erfolg eines Projekts verantwortlich sind. In neuen Produktentwicklungsprojekten müssen Phasen Bewertungsmethoden mit der Beteiligung und dem Beitrag der Stakeholder zum Portfolio und der Pipeline von Projekten übereinstimmen. Um den Wert der Projekte vollständig zu maximieren, sollten mehrere Arbeitsabläufe auch mit den mehreren Wertschöpfungsketten verknüpft werden, die zum Ergebnis eines Projekts beitragen.
• Projektzusammenarbeit – Organisationen müssen den verstreuten Teams und Stakeholdern die Möglichkeit geben, effektiv Feedback zu geben und Informationen einzusehen, damit vollständige Transparenz und Input über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg gewährleistet sind. Zusammenarbeit umfasst automatische Benachrichtigungen relevanter Informationen an die Projektbeteiligten, umfassende Berichterstattung und den Informationsaustausch.

Das Ziel sollte sein, eine Projekt- und Portfoliomanagement-Strategie zu entwickeln, die nicht nur darauf ausgerichtet ist, Projektdaten an Projektmanager und Teammitglieder zu liefern, sondern eine prozessorientierte Strategie zu etablieren, die einen 360-Grad-Blick auf die gesamte Organisation ermöglicht. Echte prozessorientierte PPM ermöglicht eine kollaborative und integrative Strategie, die wertschöpfende Aktivitäten aller beteiligten Stakeholder vor den Projekten, während der Projektausführung und nach Abschluss der Projekte erleichtert.

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Einführung

Während des Lebenszyklus eines typischen Projekts kann ein Projektmanager bis zu fünfzig verschiedene Arten von Dokumenten erstellen, um die Planung, Verfolgung und Berichterstattung des Projekts zu erleichtern. Die Dokumente reichen von Machbarkeitsstudien, Ressourcenplänen, Finanzplänen und Projektplänen bis hin zu Lieferantenverträgen, Überprüfungen nach der Implementierung, Formularen für Änderungsanträge und Projektstatusberichten. Und die Art und Weise, wie Projektdokumente von Projektleitern verwaltet werden, kann entweder die treibende Kraft hinter dem Erfolg eines Projekts sein oder aber die Ursache dafür, dass ein Projekt seinen Zeitplan, sein Budget und seinen Umfang nicht einhält.

In diesem Beitrag werden die Stärken einer effektiven Dokumentenmanagement-Strategie für Projektleiter und ihre pragmatischen Auswirkungen auf die Verbesserung der Transparenz des Projektstatus untersucht, um besser auf die unvermeidlichen Änderungen reagieren zu können, die sich aus der täglichen Arbeit ergeben.

Eine ausführlichere visuelle Erklärung finden Sie in unserem begleitenden YouTube-Video.

Definition des Projektdokuments

Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, das Unerwartete zu bewältigen. Das Konzept der Planung ist von Natur aus darauf ausgerichtet, das Unerwartete abzumildern und zu bewältigen. Die meisten Projektmanager sind sich einig, dass Projektdokumente als Teil des Planungsprozesses eine zentrale Rolle bei der strategischen Entwicklung des bestmöglichen Plans und bei der effektiven Kommunikation von Fortschritten und Statusaktualisierungen an alle beteiligten Interessengruppen spielen. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Art und Weise, wie das Projektdokument verwaltet wird, über die Effektivität des Projektmanagers bei der Bewältigung unerwarteter Ereignisse entscheidet.

Bevor wir uns mit dem Management des Projektdokuments befassen, sollten wir das „Projektdokument“ definieren und erläutern, wie es in den typischen Projektmanagement-Workflow einer Organisation passt. Das Projektdokument ist ein in sich geschlossenes Dokument, das die einzelnen Schritte Ihrer Organisation bei der Initiierung, Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten beschreibt. Die Art und das Format der Projektdokumente sowie die Art und Weise, in der sie organisiert sind, unterscheiden die Art und Weise, wie Ihre Organisation Projekte durchführt.

Erfahrene Projektpraktiker verstehen es hervorragend, ihre Projektdokumente zu „schablonisieren“. Die wiederholte Verwendung von erfolgreichen Projektplänen, komplexen Business-Case-Dokumenten, Standardverträgen, detaillierten Lastenheften und Projektstatusberichten ist für die Effektivität eines Projektmanagers notwendig, um das Übel der unüberschaubaren Papierflut auszugleichen, die ihn daran hindern kann, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren, nämlich das Management des Projekts und der beteiligten Interessengruppen. Eine Projektvorlage ist jedoch nur so gut wie die Person, die sie verwaltet. Der Unterschied zwischen guten und guten Projektmanagern besteht darin, dass sie ihre administrative Rolle bei der Erstellung von Projektdokumenten minimieren und gleichzeitig ihre strategische Rolle bei der Führung der Mitarbeiter, die das Projekt zum Erfolg führen sollen, maximieren können. Um dies zu erreichen, müssen Projektmanager bei der Erstellung wichtiger Projektdokumente, die alle Phasen des Lebenszyklus eines Projekts abdecken, einige Grundregeln beachten.

Obwohl der Arbeitsablauf bei der Erstellung von Projektdokumenten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, entwickeln gute Projektmanager mehrere grundlegende Projektdokumente, um hohe Standards bei der Durchführung von Projekten zu gewährleisten. Eine Standardisierung der Dokumentation ist typischerweise in den folgenden Projektphasen zu beobachten:

1. Projektdefinition oder -konzeption – Das Dokument zur Projektcharta ist das Herzstück dieser Initiierungsphase. Die Festlegung der Charta und der Details zu den Projektzielen sind die wichtigsten Faktoren für den Erfolg des Projekts.
2. Projektplanung – In dieser Phase plant die Projektleitung für das Unerwartete. Die Dokumente, die den Projektplan, die Planung der Ressourcen, die Kundenvereinbarungen und das Risikomanagement beschreiben, enthalten die strategischen Details des Projekts.
3. Projektdurchführung – In dieser Phase sind Verfolgung und Reaktion das A und O. Hier liefern die Projektdokumente die Ist-Zustände und Aktualisierungen des Projektplans. In dieser Phase werden Kosten, Zeit, physischer Fortschritt und auftauchende Probleme dokumentiert.
4. Projektabschluss – In dieser Phase werden in den Dokumenten ausstehende Probleme und/oder Leistungen, die Überprüfung des Projektergebnisses und bewährte Projektmanagementverfahren für die künftige Verwendung festgehalten.

Diese Projektphasen sind wiederum ein Leitfaden dafür, welche Dokumententypen im Projektlebenszyklus eine entscheidende Rolle spielen. In den nächsten Abschnitten dieses Papiers werden die Hindernisse hervorgehoben, die durch eine schlechte Dokumentenmanagementstrategie entstehen, und es wird erläutert, wie diese Probleme mit der richtigen Strategie gelöst werden können.

Dokument-Chaos

Papierschieber! Bürokrat! Das sind die letzten Worte, als die ein Projektmanager abgestempelt werden möchte. Die Realität ist, dass ineffektive Projektmanager leicht in die Falle tappen, Unmengen von Papierkram zu produzieren, die ihr Urteilsvermögen vernebeln und zum unvermeidlichen Scheitern eines Projekts führen können. Wenn das Projektdokument schlecht verwaltet wird, kann es leicht die Realität des Projektstatus verschleiern, Verwirrung stiften und sowohl diejenigen frustrieren, die Antworten haben wollen, als auch diejenigen, die liefern müssen. In der Tat kann eine schlechte Nutzung eines Projektdokuments den strategischen Wert, den Projektmanager für das Projektergebnis haben, minimieren. Genau aus diesem Grund ist die Identifizierung von Engpässen bei Projektdokumenten ebenso wichtig wie die effektive Nutzung von Projektdokumenten.

Das Hauptproblem, mit dem sich Projektmanager bei der Verwaltung der Vielzahl von Dokumenten konfrontiert sehen, ist die schiere Menge der enthaltenen Informationen, die von allen Projektbeteiligten gemeinsam genutzt werden müssen. Obwohl das Sammeln von Projektinformationen unabdingbar ist, haben viele Projektmanager Schwierigkeiten, effektiv auf die wichtigsten Informationen aus allen Projektdokumenten zuzugreifen, um schnell auf Engpässe zu reagieren und ihre Stakeholder über den aktuellen Stand zu informieren.

Die Gründe für dieses Dilemma liegen in der typischen Art und Weise, wie die meisten Organisationen ihre Projektdokumentation behandeln. Die meisten Projektorganisationen verfügen nicht über eine Dokumentenstrategie, die die Konsolidierung von Informationen und den Austausch von Projektdokumenten zwischen den Projektbeteiligten gewährleistet. Infolgedessen führen schlecht verwaltete Projektdokumente zu den folgenden Symptomen:

• Mangelnde Transparenz – Projektleiter und Beteiligte haben einen unklaren Überblick über den Projektstatus und alle damit verbundenen Arbeiten. Projektdokumente werden als in sich geschlossene Informationsinseln behandelt, die keine Informationen untereinander austauschen. Darüber hinaus führen diese Dokumente zu einer Redundanz der Informationen, die zur mangelnden Transparenz beiträgt.
• Unzureichende Sicherheit – Es gibt unzureichende Sicherheitsmaßnahmen und keine Geschäftsregeln und Arbeitsabläufe für die Behandlung sensibler Dokumente. Dies kann dazu führen, dass kritische Projektinformationen in die falschen Hände geraten und letztlich die Projektziele zunichte machen.
• Verlust von Daten -. Viele Projektmanagement-Organisationen verfügen nicht über die Prozesse und die Fähigkeit, ihre gesamte Projektdokumentation in einem einzigen Repository zu speichern. Die Informationen in diesen Dokumenten können daher potenziell verloren gehen oder schwer zugänglich sein und zu einer mangelnden Datenintegrität beitragen, die sich in Entscheidungsberichten niederschlagen kann.
• Eingeschränkte Zusammenarbeit – Projektdokumente (z. B. Tabellenkalkulationen) werden häufig als unstrukturierte Daten in E-Mails, auf Desktops oder in Papierform verwaltet. Oft können Projektdokumente nicht ohne weiteres von den Projektbeteiligten gemeinsam genutzt werden, die möglicherweise von verschiedenen Standorten aus auf die Informationen zugreifen müssen.

Die Identifizierung der Probleme im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger erster Schritt zur Beseitigung des Dokumentenchaos in Ihren Projekten. Der nächste Schritt besteht darin, einen Best-Practice-Ansatz zu übernehmen, der von Dokumentenmanagement-Experten entwickelt wurde, deren Aufgabe es ist, die Verwaltung von Dokumenten zu rationalisieren.

Dokument Utopie

In einer idealen Welt wären die Projektmitarbeiter in der Lage, die kleinsten Details in ihren Projektdokumenten zu erfassen und dennoch die wichtigsten Informationen bei Bedarf abzurufen. Bevor sie eine Strategie für das Dokumentenmanagement einführen, müssen sich die Projektmitarbeiter mit ihrer Rolle als „Wissensarbeiter“ auseinandersetzen. Was also ist ein Wissensarbeiter?

“Jeder Wissensarbeiter in einer modernen Organisation ist eine “Führungskraft”, wenn er aufgrund seiner Position oder seines Wissens für einen Beitrag verantwortlich ist, der die Fähigkeit der Organisation, Leistungen zu erbringen und Ergebnisse zu erzielen, wesentlich beeinflusst”.

Peter Drucker
in The Effective Executive (1966)

Mit der Erkenntnis, dass der Erfolg eines Projekts untrennbar mit der Fähigkeit eines Projektleiters verbunden ist, die wichtigsten Informationen in den erstellten Projektdokumenten abzurufen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, spielt das Dokumentenmanagement nicht mehr nur eine Nebenrolle in der täglichen Arbeit eines Projektleiters.

Experten für Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement-Strategien setzen Best Practices für die Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten und Aufzeichnungen ein, um Unternehmen bei der Kultivierung von „Wissensarbeitern“ zu unterstützen, die an der Spitze ihrer Organisationen stehen.

Im Folgenden werden einige der Best-Practice-Elemente aus der Welt des Dokumentenmanagements vorgestellt, die sich auch auf das Projektmanagement anwenden lassen:

• Dokumentenerfassung – die Fähigkeit, elektronische und Papierdokumente in verschiedenen Formaten in einem zentralen Speicher effektiv zu erfassen. Bei der Erfassung von Dokumenten geht es nicht nur um die geordnete Speicherung von Informationen, sondern auch um die Möglichkeit, relevante Dokumentinformationen leicht abzurufen und historische Daten zu archivieren.
• Versionskontrolle – die Möglichkeit, Check-in- und Check-out-Optionen bereitzustellen und verschiedene Sicherheitsstufen wie Lese- und Schreibzugriff einzurichten, um die Integrität der Daten in den gespeicherten Dokumenten zu gewährleisten.
• Workflows – die Möglichkeit, konfigurierbare Workflows zu entwerfen und anzuwenden, die sich an den Geschäftsprozessen und Genehmigungsabläufen von Dokumenten in Ihrem Unternehmen orientieren.

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Die Auswahl der richtigen Projektportfoliomanagement-Software (PPM-Software) ist eine wichtige Entscheidung für jede projektorientierte Organisation. Der Markt entwickelt sich ständig weiter, und es gibt eine Vielzahl von Optionen – von einfachen Projektmanagement-Tools bis hin zu umfassenden Lösungen für Unternehmen – die Auswahl der besten Lösung kann überwältigend sein. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Komplexität des PPM-Softwareauswahlprozesses zu bewältigen. Durch einen strukturierten Ansatz, der von der Identifizierung Ihrer geschäftlichen Probleme über die Untersuchung von Anbietern bis hin zur Durchführung formaler Bewertungen reicht, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die effektivste Lösung auswählt, die seine individuellen Anforderungen erfüllt und seinen langfristigen Erfolg fördert.

Eine tiefer gehende visuelle Erklärung finden Sie in unserem YouTube-Video.

Schritt 1: Business Pain

Klare Ermittlung der aktuellen Bedürfnisse und Anforderungen

Einer der häufigsten Fehler, den Käufer von Unternehmenssoftware machen, ist wahrscheinlich ein reaktiver Ansatz bei der Bewertung und Auswahl eines neuen Systems. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen auf der Grundlage partieller Anforderungen und/oder möglicherweise partieller kurzfristiger Herausforderungen ein umfassendes Evaluierungsprojekt für ein neues System starten, ohne ihre Bedürfnisse und die langfristigen Auswirkungen eines neu erworbenen Systems vollständig zu verstehen.

Dies gilt umso mehr für projektorientierte Unternehmen, die nach einem Portfolio- und Projektmanagement-Tool suchen, das sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Navigation auf dem PPM-Markt kann sehr komplex sein, da es eine Vielzahl von Optionen gibt, die von einfachen Projektmanagement-Tools, die auf Abruf zur Verfügung gestellt werden, bis hin zu umfassenden Projektportfolio-Management-Systemen reichen, die auf die Unternehmensanforderungen des Project Management Office (PMO) ausgerichtet sind.

In Anbetracht dessen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Hausaufgaben bei der Bewertung ihrer eigenen Anforderungen machen, bevor sie in eine ungeführte PPM-Evaluierungsfalle tappen, die sie offen gesagt verwirrt oder auf den Pfad der Analyseparalyse führt, wobei viel Zeit und Geld verschwendet wird, was zu schlechten Ergebnissen führt.

Um ein erfolgloses Evaluierungsprojekt zu vermeiden, müssen PPM-Einkäufer in einem ersten Schritt die relevanten Geschäftsprobleme klar identifizieren, die Zustimmung der Interessengruppen einholen und einen Plan für den Evaluierungsprozess erstellen.

Um damit zu beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen:

Q. Welches Engagement zeigt die Organisation bei der Lösung der anstehenden Probleme? Gibt es ein zugewiesenes Budget?
Tipp: Die Unterstützung für ein neues System muss über Ihre eigene persönliche Situation hinausgehen. Ohne die nötige finanzielle und politische Unterstützung kann viel Aufwand Ihrerseits vergebens sein.

Q. Was ist das Problem, das gelöst werden muss?
Tipp: So wichtig es ist, alle Ihre Probleme zu identifizieren, so wichtig ist es auch, diese Probleme zu priorisieren, damit Sie Ihre Anforderungen genau auf die Stärken eines potenziellen Anbieters abstimmen können.

Q. Welche Gruppe muss angesprochen werden? PMO, Endbenutzer, Führungskräfte, Kunden?
Tipp: Wenn Sie die richtige Gruppe ansprechen, können Sie Ihre Bemühungen besser fokussieren und die
die Ausrichtung des Anbieters auf Ihre Endbenutzer und deren Rollen.

Q. Ist die gewünschte Lösung für Ihren persönlichen Gebrauch, für eine Abteilung oder für das Unternehmen bestimmt?
Tipp: Die Erkenntnis, woher diese Bewertung stammt, ist entscheidend für die Eingrenzung der verfügbaren Lösungsoptionen, die am besten zu Ihrer aktuellen Umgebung passen.

Q. Gibt es eine Roadmap und einen Zeitplan?
Tipp: Ein gutes Verständnis des Reifegrads Ihres Unternehmens und seiner Fähigkeit zur Einführung eines neuen
PPM-System zu haben, erleichtert den Filterungsprozess und verhindert in manchen Fällen, dass ein Unternehmen ein Evaluierungsprojekt zu früh startet.

Q. Haben Sie eine Strategie und einen Plan für die Bewertung entwickelt?
Tipp: Betrachten Sie die Bewertung eines neuen PPM-Systems als ein eigenständiges Projekt. Die Planung des Evaluierungsprozesses kann fehlende Aspekte aufdecken und den Prozess straffen, so dass Sie nicht in ein schwarzes Loch der Evaluierung fallen.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Start eines PPM-Evaluierungsprojekts liegt in einer methodischen und umfassenden Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation. Wenn Sie sich über Ihre eigenen Bedürfnisse im Klaren sind, sind Sie auf dem richtigen Weg, die beste Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Schritt 2: Strategische Forschung

Nutzen Sie die besten Online- und Offline-Informationsquellen.

Wenn Sie Ihr Software-Evaluierungsprojekt in der Hoffnung starten, die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden, werden Sie schnell feststellen, dass das „Googeln“ von Schlüsselwörtern, die Ihnen helfen sollen, die Software Ihrer Wahl zu finden, Sie auf viele Pfade führt. Obwohl das Internet den Prozess der Suche nach Optionen mehr denn je verkürzt hat, kann es Ihre Suche auch verkomplizieren, indem es ungefilterte Informationen liefert, die Sie verwirren und entmutigen können.

Der Markt für Projektportfoliomanagement-Software (PPM) ist ständig in Bewegung. Als Neueinsteiger auf der Suche nach einer Lösung brauchen Sie Zeit und die richtige Strategie, um die Geschichte, die Geschäftsmodelle und die Fähigkeiten der möglichen Optionen zu verstehen, die Ihre aktuellen Geschäftsprobleme lösen können.

So wichtig es ist, die Probleme Ihres Unternehmens zu verstehen, so entscheidend ist es, dass Sie eine Forschungsstrategie entwickeln, um den PPM-Markt zu erobern. Ihre Recherchestrategie muss effektiv geplant und auf eine Weise ausgeführt werden, die mit Ihren letztendlichen Zielen bei der Anschaffung eines neuen PPM-Systems übereinstimmt.

Für eine erfolgreiche Software-Evaluierung müssen PPM-Einkäufer einen effektiven Rechercheplan entwickeln, der ihnen hilft, eine lange Liste von 5-10 potenziellen Anbietern zu identifizieren, die ihren Anforderungen entsprechen könnten.

Um Ihnen bei Ihrer Recherchestrategie zu helfen, finden Sie hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Q. Haben Sie eine Recherchestrategie für die Suche nach potenziellen Anbietern im Internet entwickelt?
Tipp: Das Internet bietet viele wertvolle, aber auch fehlgeleitete Informationsquellen. Bevor Sie sich auf die Suche nach Anbieterinformationen begeben, kann es sehr effektiv sein, Ihre Online-Recherche damit zu beginnen, glaubwürdige Medien, Analysten und Bewertungsquellen zu identifizieren, die Ihnen helfen, Ihr Wissen über die PPM-Anbieterlandschaft zu erweitern.

Q. An wen können Sie sich in Ihrem internen Netzwerk wenden, um Empfehlungen auszusprechen?
Tipp: Die Konsultation Ihres Netzwerks von Kollegen kann Ihnen zusätzliche Informationen über potenzielle Anbieter und deren Produktfähigkeiten, Dienstleistungen und Zuverlässigkeit liefern. Wenn Sie mit echten Kunden eines Systems Erfahrungen aus erster Hand austauschen, können Sie Stärken und Schwächen aufdecken, die in der Regel von Dritten nicht zur Verfügung gestellt werden.

Q. Haben Sie einen Rahmen für den Eliminierungsprozess geschaffen?
Tipp: Die Erstellung eines Rahmens und der relevanten Kriterien für Ihren Ausschlussprozess erleichtert Ihnen die Entwicklung einer langen Liste von Anbietern und gewährleistet deren finanzielle, funktionale und kulturelle Übereinstimmung mit Ihrem Unternehmen.

Q. Haben Sie Ihre Anforderungen gesammelt und begonnen, Ihre Bedürfnisse den verfügbaren Optionen zuzuordnen?
Tipp: Als Teil Ihrer Recherchestrategie ist es wichtig, eine Anforderungsliste zu erstellen, die sich leicht in Form einer Bewertungsmatrix, eines RFP oder RFI auf die Fähigkeiten des Anbieters übertragen lässt.

Die Erstellung einer langen Liste von 5-10 potenziellen Anbietern, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllen, erfordert eine gut durchdachte und geplante Forschungsstrategie. Die Befolgung eines Fahrplans wird Ihnen bei der Bewertung der besten Projektportfoliomanagementlösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind, die richtige Richtung weisen.

Schritt 3: Formale Bewertung

Entwicklung eines formalen Ansatzes für die Analyse und den Austausch von Anbieterinformationen.

Am Ende des Forschungsprozesses bei der Evaluierung einer neuen Lösung beginnt die eigentliche Arbeit mit der effizienten Organisation aller gesammelten Informationen und dem effektiven Aufbau eines formalen Prozesses zur Zuordnung Ihrer priorisierten Bedürfnisse zu den verfügbaren Optionen auf dem Markt. Je nach Tiefe Ihrer Evaluierung kann die Erstellung einer Evaluierungsmatrix in Form eines Request for Information (RFI) oder Request for Proposal (RFP) Dokumentes die nötige Transparenz schaffen, um Sie zur bestmöglichen Lösung zu führen.

Der PPM-Markt entwickelt sich ständig weiter und erfordert einen formalen Prozess zur eindeutigen Bewertung der verschiedenen Produkte und der Fähigkeit der Anbieter, ihre Versprechen zu erfüllen. Unternehmen müssen einen Softwarebewertungs- und -auswahlprozess für den Projektportfoliomanagement (PPM)-Softwaremarkt einrichten, der sowohl die funktionalen Fähigkeiten als auch die Rentabilität der Anbieter berücksichtigt.

Die Formalisierung des Softwarebewertungs- und -auswahlprozesses sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass die richtige Wahl getroffen wird, und kann Ihrer Organisation Zeit, Geld und Ärger ersparen, die entstehen können, wenn Sie den falschen Weg einschlagen.

Um eine erfolgreiche Evaluierung und Auswahl einer PPM-Lösung zu gewährleisten, müssen Einkäufer einen formalisierten Software-Evaluierungsprozess einrichten, der es ihnen ermöglicht, eine Auswahlliste von 2-3 Anbietern zu erstellen und zu bewerten, die letztendlich ihre Anforderungen erfüllen.

Bei der Entwicklung eines formalisierten Software-Evaluierungsprozesses sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Q. Haben Sie die Reaktionszeit und den Service des Anbieters während des Evaluierungsauftrags bewertet?
Tipp: Wenn Sie die Reaktionszeit eines Anbieters auf Ihre Fragen bewerten, bevor Sie Kunde werden, erhalten Sie einen guten Anhaltspunkt dafür, welchen Service Sie erwarten können, wenn Sie sich für die Lösung des Anbieters entscheiden. Denn wenn Sie bei der Beantwortung grundlegender Fragen vor dem Verkauf keinen angemessenen Service erhalten, was können Sie dann erwarten, wenn die Fragen als Kunde komplexer werden?

Q. Haben Sie Ihr Engagement-Modell und Ihr Budget festgelegt? (d. h. leasen oder kaufen; SaaS oder vor Ort)
Tipp: Der PPM-Markt bietet viele Optionen, um die unterschiedlichen Anforderungen projektorientierter Organisationen zu erfüllen. Von einfachen Projektmanagement-Lösungen bis hin zu kompletten PPM-Angeboten für Unternehmen können diese Softwarepakete entweder gekauft oder gemietet werden. Wenn Sie herausfinden, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, ersparen Sie sich eine Menge Aufwand
Produkte zu kaufen, die möglicherweise nicht Ihren finanziellen Anforderungen entsprechen.

Q. Passen der Anbieter als Unternehmen und Ihre Organisation gut zusammen? (Selbstfinanziert? Von einer größeren Marke übernommen? Von VCs finanziert?)
Tipp: Viele Käufer von Unternehmenssoftware vernachlässigen oft die nicht-funktionalen Aspekte des Bewertungsprozesses. Ein Produkt ist nur so gut wie die Menschen/Organisation, die dahinter stehen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, eine Lösung von einem Unternehmen zu erwerben, das Ihre Anforderungen nicht angemessen erfüllen kann oder nicht die Langlebigkeit besitzt, um mit Ihnen zu wachsen. Wenn Sie die richtigen geschäftlichen Fragen stellen, können Sie viel über Ihren zukünftigen Anbieter erfahren.

Q. Haben Sie eine Strategie entwickelt, um die Fähigkeiten des Anbieters zu überprüfen? (technisch und organisatorisch)
Tipp: Neben den Merkmalen und Funktionen müssen die Anbieter auch hinsichtlich der Bereitstellung ihres Angebots bewertet werden. Eine erfolgreiche Produktimplementierung hängt in hohem Maße von den Fachkenntnissen des Anbieters in Ihrer Branche und seinen technischen Fähigkeiten ab, um Ihre einzigartige Projektumgebung zu erfüllen.

Q. Haben Sie eine gründliche Analyse zwischen Ihren Bedürfnissen und den möglichen Produkten erstellt?
Tipp: Ein Mechanismus zur eindeutigen Bewertung der Produktfähigkeiten, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, ist eine entscheidende Komponente, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung Ihre bestehenden Bedürfnisse abdeckt und mit Ihren zukünftigen Anforderungen wachsen kann.

Die Evaluierung Ihrer Auswahlliste von 2-3 potenziellen Anbietern erfordert einen gut durchdachten Angriffsplan. Der Aufbau der richtigen Prozesse und der Einsatz der richtigen Tools verschaffen dem Bewertungsteam die nötige Transparenz, um die für ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Projektportfoliomanagementlösungen objektiv zu prüfen.

Schritt 4: Auswahl des Anbieters

Validieren Sie Ihre Analyse anhand der Interaktionen mit den Anbietern.

Sobald eine kurze Liste von Anbietern festgelegt und alle erforderlichen Daten gesammelt wurden, besteht der letzte Schritt im Evaluierungsprozess eines neuen Systems darin, sich mit den endgültigen Kandidaten eingehender zu befassen, um Ihre Analyse zu validieren und den Beschaffungsprozess abzuschließen, damit Sie mit Ihrer Entscheidung vorankommen. Je näher das Unternehmen seiner endgültigen Entscheidung kommt, desto mehr rückt die Beschaffungsstrategie in den Vordergrund, und die Zustimmung der Interessengruppen muss bestätigt werden.

Es gibt verschiedene Strategien, die den Entscheidungsprozess bei der Auswahl der am besten geeigneten Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung (PPM) für Ihre Anforderungen erleichtern. Von der Entwicklung skriptbasierter Demos über die Verteilung von Angebotsanfragen (RFQs) bis hin zur Vorauswahl von Anbietern – diese abschließenden Strategien versorgen Sie mit den notwendigen Informationen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Die Einbeziehung der wichtigsten Preis-, Test- und Demodetails in einen formalisierten Softwarebewertungs- und -auswahlprozess liefert nicht nur vollständige Informationen für die Analyse, sondern gibt Ihnen und Ihrem Unternehmen auch die Möglichkeit, mit Ihrem potenziellen Anbieter in Kontakt zu treten. Durch diese Interaktion wird auch sichergestellt, dass Ihr Softwareanbieter kulturell zu Ihnen passt.

Die endgültige Auswahl eines PPM-Pakets erfordert einen methodischen Ansatz von der Sondierungsphase bis zum endgültigen Erwerb. In der letzten Phase wird sich die am besten geeignete Lösung durchsetzen, je nachdem, wie gut ein Anbieter seine Fähigkeit unter Beweis gestellt hat, die funktionalen, kulturellen und finanziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Wenn Sie die Auswahl Ihrer neuen PPM-Software abschließen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Q. Haben Sie festgelegt, wie Sie die potenziellen Produkte testen, erproben oder validieren wollen?
Tipp: Durch eine praktische oder eingehende Prüfung können Sie die Informationen, die Sie bereits über die in die engere Wahl gezogenen Anbieter gesammelt haben, validieren. Die Überprüfung der Benutzerfreundlichkeit und der Funktionen der Produkte bestätigt oder widerlegt die Ausrichtung und Annahme der vorgeschlagenen Lösungen.

Q. Haben Sie ein Demonstrationsskript entwickelt, um einen Vergleich zwischen den Produkten zu ermöglichen?
Vergleich herstellen können?
Tipp: Anhand von Skripten können Sie sehen, wie die Lösung in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die potenziellen Produkte gleichwertig sind und dass Ihre Entscheidung auf Fakten beruht.

Q. Haben Sie festgelegt, was ein Angebot enthalten muss, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können?
Tipp: Am Ende eines Evaluierungsprozesses stellen viele Einkäufer oft Annahmen auf, die sich negativ auf die endgültige Produktauswahl auswirken können. Wenn Sie den potenziellen Anbietern alle erforderlichen Informationen, die in ihrem endgültigen Angebot detailliert und zusammengefasst sein müssen, klar mitteilen, ist sichergestellt, dass Ihre Erwartungen erfüllt werden.

Q. Haben Sie ein Verfahren zur Bewertung von Dienstleistungen und Support-Erwartungen eingeführt?
Tipp: Auf dem heutigen Markt müssen die Anbieter gleichberechtigt als Dienstleister behandelt werden, um den Erfolg zu gewährleisten. Da dies der Fall ist, ist es ebenso wichtig, diese Details effektiv in Ihre endgültige Analyse und Entscheidung einzubeziehen.

Q. Haben Sie ermittelt, was Sie an Referenzen und Fallstudien benötigen, um Ihre endgültige Entscheidung zu treffen?
Tipp: Referenzen von Dritten und Kunden können unvorhergesehene Hindernisse bei der von Ihnen gewählten Lösung aufdecken. Auch hier gilt: Man kann nie zu gut vorbereitet sein, wenn man mit dem gewählten Lösungsanbieter zusammenarbeitet.

In der letzten Phase sollte die Auswahl des Anbieters und des Produkts Ihrer Wahl eine endgültige Validierung Ihrer Analyse sein. In dieser Phase hat der Anbieter das Nachsehen, wenn er nicht in der Lage ist, die von Ihnen erfassten und gelieferten Produkt- und Geschäftsinformationen zu einem fairen Marktwert zu präsentieren.

Schlussfolgerung: Die Auswahl der richtigen PPM-Software für Ihr Unternehmen

Die Auswahl der besten PPM-Software ist eine wichtige Entscheidung, die die Effizienz und den Erfolg Ihres Projektportfolios erheblich beeinflussen kann. Durch einen strukturierten Ansatz – beginnend mit der Ermittlung Ihrer geschäftlichen Anforderungen, der Durchführung gründlicher Recherchen, der Bewertung von Anbietern und dem Treffen fundierter Entscheidungen – schaffen Sie die Voraussetzungen für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Wenn Sie sich in der PPM-Landschaft umsehen, sollten Sie Lösungen in Betracht ziehen, die nicht nur Ihre unmittelbaren Anforderungen erfüllen, sondern auch Skalierbarkeit und Flexibilität für künftiges Wachstum bieten. Eine solche Lösung ist Cerri Project, die umfassende Tools zur Unterstützung Ihres Projekt- und Portfoliomanagements bietet. Von der fortschrittlichen Ressourcenzuweisung bis hin zu Echtzeit-Zusammenarbeit und Entscheidungsfindungsfunktionen ermöglicht die Cerri Project PPM Software Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und einen höheren ROI für ihre Projekte zu erzielen. Um mehr darüber zu erfahren, wie die PPM-Funktionen von Cerri Project den Erfolg Ihres Unternehmens unterstützen können, besuchen Sie unsere PPM-Funktionsseite.

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Abstrakt

Nach der Auswahl der am besten geeigneten Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) muss eine Organisation das während des Evaluierungsprozesses erworbene Wissen anwenden, um die effiziente Implementierung der ausgewählten Technologie in ihrer Umgebung sicherzustellen. Für viele Unternehmen liegt der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von Unternehmenssoftware in der Regel beim gewählten Anbieter.  Obwohl der Anbieter in der Regel die Hauptrolle bei der Einführung spielt, wird selbst das beste Implementierungsteam scheitern, wenn der Kunde selbst nicht die notwendigen Maßnahmen ergreift, um sein eigenes Team auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. PPM-Lösungen sind nur so gut wie die Menschen, die sie einsetzen. Tatsache ist, dass eine erfolgreiche Installation allein einer Organisation nur das Vehikel für Verbesserungen liefert. Ohne das Engagement des Kunden verwandeln sich PPM-Softwareinvestitionen oft in unerwünschte „Regalware“.

Um einen „Absturz vor dem Abheben“ zu vermeiden, müssen Unternehmen erkennen, dass sie sich auf ihre neue PPM-Lösung vorbereiten müssen. Ziel dieses Whitepapers ist es, Unternehmen einen detaillierten Leitfaden an die Hand zu geben, der die notwendigen Schritte zur Vorbereitung ihrer Teams auf eine erfolgreiche PPM-Softwareeinführung aufzeigt, die ihre Transparenz, ihre Prozesse und ihre Zusammenarbeit verbessern wird.

Eine ausführlichere visuelle Erklärung finden Sie in unserem begleitenden YouTube-Video.

Schritt 1. Einsatz als Projekt:  Alles beginnt mit dem Plan.

Eine gründliche Einführungsplanung ist der erste notwendige Schritt, den ein Unternehmen unternehmen muss, um seine neue PPM-Lösung auf den richtigen Weg zu bringen. Zusammen mit dem ausgewählten Anbieter muss das Unternehmen den Projektplan für die Einführung, die Ziele und die mit der Änderung verbundenen Risiken festlegen. Der Plan dient dazu, den Endbenutzern zu vermitteln, was auf sie zukommt, und den Prozess der organisatorischen Übernahme einzuleiten, der schließlich zur Produktakzeptanz führen wird. 

Bei der Entwicklung eines Plans zur Einführung ist es wichtig, dass alle Phasen des Plans klar definiert sind und dass der Plan als primäre Triebfeder für die erfolgreiche Steuerung des Projektes zur PPM-Einführung dient. Ein umfassender Software Einführungsplan sollte die folgenden Phasen umfassen:

• Phase 1 – Definition des Einsatzes – Der Zweck des Einsatzplans besteht darin, die Gesamtziele der PPM-Technologie und ihre Anwendung auf das Unternehmen klar zu definieren. In den Definitionsprozess müssen alle Projektbeteiligten einbezogen werden, damit die Erwartungen von Anfang an klar sind.
• Phase 2 – Projektmanagement – Sobald die Ziele klar definiert sind, muss ein detaillierter Plan mit den wichtigsten Aufgaben dokumentiert werden, um die Ergebnisse effektiv zu erreichen.  Dieser Teil des Plans ist der Fahrplan für die Einführung des PPM-Systems im Unternehmen.
• Phase 3 – Unterstützung der Implementierung- Im Rahmen des Planungsprozesses werden die Rollen und die erforderlichen Schulungen sowie die materiellen Ressourcen wie Hardware, Software und Dokumentation für die beteiligten Akteure klar definiert, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Außerdem kann das Einführungsteam in dieser Phase etwaige Lücken in der Unterstützung ermitteln, die den Fortschritt der Einführung behindern könnten.
• Phase 4 – Bereitstellungsanforderungen – In der letzten Planungsphase entwickelt das Projektteam eine Liste mit standortspezifischen Anforderungen und Akzeptanzkriterien, auf die sich der Kunde und das Projektteam einigen. Dieses letzte Element der Planung dient dazu, eine Vereinbarung zwischen allen Parteien zu treffen, damit die Erwartungen definiert und erfüllt werden können.

Letztendlich besteht das Ziel des Einführungsplans darin, einen Plan für den Erfolg zu erstellen, der mit den Unternehmenszielen und den Erwartungen der Anbieter übereinstimmt. Wenn der Plan sorgfältig ausgearbeitet wird und alle erforderlichen Parteien an seiner Entwicklung beteiligt sind, kann der Planungsprozess ein äußerst wirksames Instrument für eine erfolgreiche Produktübernahme sein. 

Schritt 2. Erfassen der Anforderungen:  Erwartungen festlegen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Unternehmen während des Evaluierungsprozesses hohe Ziele setzen, was sie mit einem neuen Projekt Portfoliomanagementsystem erreichen wollen. Sobald jedoch eine Lösung ausgewählt und ein Implementierungsplan erstellt wurde, erkennen die Unternehmen in der Regel, dass einige anfängliche „Quick Wins“ notwendig sind, um die Akzeptanz des neuen Systems durch die Endbenutzer sicherzustellen. In vielen Fällen können unrealistische Erwartungen Implementierungsprojekte vereiteln, bevor sie überhaupt begonnen haben. Schon aus diesem Grund muss die Phase der Anforderungserfassung voll genutzt werden, um sicherzustellen, dass Implementierer und Kunde auf derselben Seite stehen. Die Phase der Anforderungserfassung ist der erste Schritt zur Entwicklung einer gemeinsamen Strategie mit dem Anbieter, um die Rendite der PPM-Investition zu maximieren.   

Eine der effektivsten Strategien zur Entwicklung eines erfolgreichen Implementierung Plans besteht darin, zunächst den Projektmanagement-Reifegrad der Organisation zu bewerten. Ein umfassendes Reifegradmodell bewertet in der Regel die Humanressourcen, Prozesse und Technologien im Verhältnis zu den von Branchenexperten und -führern definierten Best Practices. Eine klare Einschätzung des Stands der Organisation ermöglicht es sowohl den Implementierern als auch den Anwendern zu erkennen, welche Aspekte des PPM-Systems leicht übernommen werden können und welche mehr Aufwand erfordern. Ziel ist es, einen Ansatz zu entwickeln, der den Aufwand für Veränderungen deutlich reduziert und es ermöglicht, die Vorteile des PPM-Systems im Laufe der Zeit voll auszuschöpfen.

Im Anschluss an die Reifegradbewertung kann das Implementierungsteam ein Dokument zur Anforderungserhebung erstellen, das je nach den Bedürfnissen des Unternehmens nach Prioritäten geordnet ist und nach und nach erstellt wird. Dieses Anforderungsdokument dient als Barometer für den Erfolg, den das Unternehmen erwarten kann. Darüber hinaus führt die Anforderungserhebung beide Parteien (Anbieter und Kunde) auf einen gesunden Kommunikationspfad, der Transparenz und Vertrauen schafft und so die notwendige Partnerschaft für ein erfolgreiches Ergebnis ermöglicht. Das Ziel sollte darin bestehen, die zwischen dem Implementierer und dem Kunden vereinbarten Meilensteine für die Einführung abzuschließen und die Ziele der Organisation vom ersten Pilotprojekt bis zur vollständigen Einführung zu erfüllen.

Schritt 3. Aufbau des Implementierungs Teams:  Menschen, Prozesse und Technologie aufeinander abstimmen 

Sobald Erwartungen und Ziele vereinbart sind, besteht der nächste Schritt darin, ein Implementierungsteam aufzubauen, das alle wichtigen Stakeholder umfasst, die den Erfolg Ihrer PPM-Initiative vorantreiben werden. Eine effektive Definition der Rollen von Kunde und Berater sowie die Auswahl von Geschäfts Sponsoren und internen Befürwortern gewährleisten, dass das Implementierungsprojekt seine Ziele erreicht. Darüber hinaus hängt der Erfolg des Implementierungs Teams von seiner Übereinstimmung mit den definierten Projektprozessen ab, die durch das neue System abgedeckt werden.

Alle erfolgreichen Implementierung Teams umfassen Vertreter sowohl von der Kunden- als auch von der Anbieterseite mit klar definierten Rollen. Das gewünschte Team wird zudem dazu beitragen, die Kluft zwischen den organisatorischen Anforderungen und der Technologie zu überbrücken, die die Art und Weise, wie Projekte von den verschiedenen beteiligten Stakeholdern verwaltet und ausgeführt werden, verbessern soll. Es ist entscheidend, dass das Implementierungsteam ausgewogen ist und auf Kundenseite Geschäfts Sponsoren, Stakeholder und Projektmanager sowie auf der Anbieterseite Implementierungsberater, technischen Support und Account Manager umfasst. Ziel ist es, ein zuverlässiges Implementierungsteam aufzubauen, bei dem der Kunde die besten Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stellt, sodass sie während des gesamten Lebenszyklus der Lösung mit Unterstützung des Anbieters während und nach der Implementierung Fachwissen entwickeln können.

Tatsächlich wird die Entwicklung einer erfolgreichen Partnerschaftsstrategie mit dem ausgewählten Anbieter den ROI Ihrer erworbenen Professional-Service-Tage maximieren. Das richtige Implementierungsteam in Ihrem Unternehmen wird nicht nur die Erfolgschancen des Projekts schnell steigern, sondern auch sicherstellen, dass die beauftragte Beratungsgruppe die besten Ergebnisse liefert und kaum Raum für Fehlinterpretationen oder Missverständnisse lässt – die Hauptursachen für Fehlabstimmungen, Verzögerungen und Engpässe.

Schritt 4. Vorbereitung auf den Wandel: Erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen

Die Entwicklung einer Change-Management-Strategie als Teil Ihres Implementierungsprojekts ist ebenso wichtig wie die eigentliche Implementierung. Eine erfolgreiche PPM-Einführung muss über die bloße Installation, Konfiguration und Schulung hinausgehen und eine Strategie beinhalten, die die Produktakzeptanz fördert. Widerstand gegen Veränderungen und organisatorische Hürden müssen durchdacht werden, damit das PPM-System sowohl funktional als auch kulturell in die Organisation passt. Schließlich kann das Ignorieren der Auswirkungen von Veränderungen potenziell all die harte Arbeit zunichte machen, die Sie in die Bewertung, Auswahl und Einführung Ihrer neuen PPM-Lösung investiert haben.

Der Change-Management-Bestandteil der Implementierung konzentriert sich auf den menschlichen Aspekt. Die Bedeutung des Change-Managements liegt in der grundlegenden Realität, dass Menschen Veränderungen ablehnen, selbst wenn diese Verbesserungen in ihrem Leben mit sich bringen. Da PPM-Systeme nur so gut sind wie die Menschen, die sie nutzen, besteht der Zweck der Entwicklung einer Change-Management-Strategie darin, beim  unvermeidlichen kulturellen Wandel zu unterstützen, der mit der Akzeptanz der neu eingeführten PPM-Technologie einhergeht. Das ultimative Ziel ist es, die positiven Veränderungen des neuen PPM-Systems mit den aktuellen PPM-Herausforderungen der Organisation in Einklang zu bringen und zu fördern.

Eine Change-Management-Strategie muss den Endbenutzern vermitteln und sie davon überzeugen, dass es am Ende des Tunnels Licht gibt. Die Botschaft sollte einige der positiven Ergebnisse kommunizieren, die das neue PPM-System mit sich bringen wird:

• Bessere Ausrichtung der organisatorischen Ziele auf die Projektaktivitäten
• Verbesserung der individuellen Arbeitserfahrungen
• Erhöhte Qualität der Dienstleistungen für Kunden
• Verbesserte Transparenz und Sichtbarkeit der Projektdaten
• Höhere Produktivität und Rückgang unnötiger Projektaktivitäten

Die Idee ist, die positive Wirkung einer neuen PPM-Lösung auf die alltäglichen Herausforderungen jeder spezifischen Gruppe von Projektbeteiligten effektiv darzustellen. Die angestrebten Ziele eines PPM-Systems lassen sich leichter erreichen, wenn der Wandel effektiv kommuniziert wird.

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In der Welt des Projektmanagements kann die Wahl der richtigen Methodik den Erfolg Ihres Projekts erheblich beeinflussen. Zwei der bekanntesten Ansätze sind das PMI Project Management Framework und der Stage-Gate-Prozess. Beide bieten zwar strukturierte Methoden für das Management von Projekten, sind aber auf unterschiedliche Arten von Initiativen ausgerichtet und dienen unterschiedlichen Zwecken, insbesondere in der Produktentwicklung. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Unterschiede zwischen PMI und Stage-Gate ein und helfen Ihnen, den richtigen Ansatz für Ihre Projekte zu wählen. 

Eine ausführlichere visuelle Erklärung finden Sie in unserem begleitenden YouTube-Video.

Definition und Ursprünge

Was ist PMI-Projektmanagement?

PMI Project Management, entwickelt vom Project Management Institute (PMI), ist eine Methodik, die auf den im PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge) dargelegten Standards basiert. Sie bietet einen umfassenden Rahmen für das Management von Projekten in einer Vielzahl von Branchen und legt den Schwerpunkt auf gründliche Planung, umfassende Dokumentation und standardisierte Prozesse. Der Rahmen ist um zehn zentrale Wissensbereiche herum strukturiert, die sicherstellen, dass alle Aspekte eines Projekts von der Initiierung bis zum Abschluss abgedeckt sind.

Wesentliche Merkmale:

• Strukturierter Rahmen: Bietet detaillierte Leitlinien für jede Phase eines Projekts und gewährleistet so Konsistenz und Kontrolle.
• Wissensgebiete: Unterteilt das Projektmanagement in zehn verschiedene Wissensbereiche für eine gründliche Ausführung und Verwaltung.
• Vielseitige Anwendung: Vielseitig anwendbar in verschiedenen Branchen und Projekttypen, von der IT bis zum Bauwesen, was es zu einem flexiblen Werkzeug für Projektmanager macht.

Was ist der Stage-Gate-Prozess?

Der Stage-Gate-Prozess, der von Dr. Robert G. Cooper entwickelt wurde, ist eine Projektmanagement-Methode, die speziell für die Produktentwicklung konzipiert wurde. Er unterteilt den Projektlebenszyklus in verschiedene Phasen, die durch „Gates“ voneinander getrennt sind – formale Entscheidungspunkte, an denen der Projektfortschritt anhand von vordefinierten Kriterien bewertet wird. An jedem Tor wird entschieden, ob das Projekt fortgesetzt, geändert oder beendet werden soll, wobei sichergestellt wird, dass die Risiken beherrscht und die Ressourcen effizient zugewiesen werden.

Wesentliche Merkmale:

• Stufenweiser Ansatz: Die Projekte werden in Phasen unterteilt, die jeweils spezifische Leistungen und Ziele beinhalten.
• Gate-Überprüfungen: In jeder Phase wird die Durchführbarkeit des Projekts bewertet, um sicherzustellen, dass es mit den Unternehmenszielen und den Marktanforderungen übereinstimmt.
• Fokus auf Produktentwicklung: Weit verbreitet in Branchen wie der Pharmaindustrie, der Softwareentwicklung und der Konsumgüterindustrie, wo Innovation und Risikomanagement entscheidend sind.

Unterschiede zwischen PMI-Projektmanagement und Stage-Gate-Methodik

Anwendbarkeit

PMI-Projektmanagement: Die PMI-Methodik ist äußerst vielseitig und kann in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, z. B. im Bau-, IT- und Dienstleistungssektor. Sie ist ideal für Projekte, die strukturierte, standardisierte Prozesse erfordern, und eignet sich daher für verschiedene Projekttypen, unabhängig von ihrer Komplexität oder Branche.

Stage-Gate-Verfahren: Der Stage-Gate-Prozess wird vor allem in der Produktentwicklung eingesetzt, insbesondere in den Bereichen Forschung und Entwicklung sowie in der Fertigung. Seine stufenweise Struktur ist auf innovationsgetriebene Projekte zugeschnitten und stellt sicher, dass jede Phase einer strengen Bewertung unterzogen wird, bevor sie fortgesetzt wird. Damit eignet er sich gut für Branchen, in denen iterative Fortschritte und häufige Überprüfungen unerlässlich sind.

Struktur

PMI-Rahmenwerk: Die PMI-Methodik gliedert Projekte in fünf verschiedene Prozessgruppen:

1. Initiieren
2. Planen
3. Ausführen
4. Überwachung und Steuerung
5. Abschließen

Diese Prozessgruppen werden durch zehn Wissensbereiche unterstützt, zu denen Integration, Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation, Risiko, Beschaffung und Stakeholder-Management gehören. Diese umfassende Struktur stellt sicher, dass alle Aspekte eines Projekts von der Planung bis zur Lieferung gründlich verwaltet werden.

Stage-Gate-Struktur: Der Stage-Gate-Prozess unterteilt Projekte in die folgenden Phasen:

1. Entdeckung
2. Scoping
3. Geschäftsfall
4. Entwicklung
5. Prüfung & Validierung
6. Einführung

Nach jeder Phase gibt es ein „Gate“, an dem der Fortschritt anhand von vordefinierten Kriterien bewertet wird. Nur Projekte, die die geforderten Standards an jedem Tor erfüllen, gelangen in die nächste Phase, wodurch ein kontrollierter, selektiver Fortschritt gewährleistet wird, der das Risiko minimiert und die Ressourcenzuweisung optimiert.

Flexibilität

PMI-Projektmanagement: PMI betont die Flexibilität, indem es den Projektmanagern erlaubt, die Prozesse auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Projekts zuzuschneiden. Es bietet zwar einen strukturierten Rahmen, unterstützt aber auch die Anpassungsfähigkeit, indem es iterative Methoden wie Agile einbezieht, um sich ändernden Projektanforderungen gerecht zu werden. Dadurch eignet sich PMI für eine breite Palette von Projekttypen und Branchen, die häufige Anpassungen erfordern können.

Stage-Gate-Prozess: Der Stage-Gate-Prozess folgt einer starren Progression durch verschiedene Phasen, die bei Projekten, die schnelle Änderungen erfordern, weniger anpassungsfähig sein kann. Er bietet jedoch ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten an den Gates, bei denen anhand von Bewertungen festgestellt wird, ob Änderungen erforderlich sind, bevor das Projekt fortgesetzt wird. Auf diese Weise wird ein konsistenter Projektverlauf gewährleistet, während gleichzeitig spezifische Anpassungen auf der Grundlage der Bewertungsergebnisse an jedem Tor möglich sind.

Entscheidungsfindung

PMI-Projektmanagement: Bei PMI wird die Entscheidungsfindung durch kontinuierliche Überwachung und Kontrolle während des gesamten Projektlebenszyklus unterstützt. Diese ständige Überwachung ermöglicht es den Projektmanagern, bei Bedarf in Echtzeit Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und mit seinen Zielen übereinstimmt. PMI kennt zwar keine formalen „Gates“, aber die Betonung der ständigen Überprüfung bietet Flexibilität bei der Steuerung von Entscheidungen in verschiedenen Phasen.

Stage-Gate-Prozess: Der Stage-Gate-Prozess sieht formale Entscheidungspunkte am Ende jeder Phase vor, die als Gates bezeichnet werden. An diesen Kontrollpunkten führen die Beteiligten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien strenge Bewertungen durch, um festzustellen, ob das Projekt fortgesetzt, geändert oder abgebrochen werden soll. Dieser strukturierte Ansatz bietet eine systematische Methode für das Management von Risiken, Ressourcen und der gesamten Projekt Durchführbarkeit.

Anforderungen an die Dokumentation

PMI-Projektmanagement: Ein Kennzeichen der PMI-Methodik ist die ausführliche Dokumentation. Detaillierte Pläne, Berichte und Aufzeichnungen sind in allen Phasen des Projekts erforderlich. Dieser Ansatz gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit für die Beteiligten, bietet einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt und erleichtert eine fundierte Entscheidungsfindung in jeder Phase.

Stage-Gate-Verfahren: Obwohl die Dokumentation im Stage-Gate-Prozess wichtig ist, konzentriert sie sich in erster Linie auf die Gate-Reviews. Anstelle einer kontinuierlichen, erschöpfenden Dokumentation liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung der Informationen, die die Entscheidungsträger benötigen, um den Projektfortschritt an wichtigen Kontrollpunkten zu bewerten. Dieser Ansatz minimiert den Verwaltungsaufwand und stellt gleichzeitig sicher, dass wichtige Entscheidungen auf fundierten Informationen beruhen.

Risikomanagement

PMI-Projektmanagement: Das Risikomanagement ist in den gesamten PMI-Rahmen integriert, von der Projektinitiierung bis zum Abschluss des Projekts. Die Methodik legt den Schwerpunkt auf die proaktive Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken in jeder Phase, um sicherzustellen, dass potenzielle Probleme frühzeitig angegangen und während des gesamten Projektlebenszyklus konsequent überwacht werden.

Stage-Gate-Verfahren: Im Stage-Gate-Prozess ist das Risikomanagement ein Schwerpunkt in jeder Phase. Bevor die nächste Stufe erreicht wird, werden die Risiken gründlich bewertet, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Probleme erkannt und entschärft werden. Dieses strukturierte Kontrollpunkt System ermöglicht eine kontinuierliche Risikobewertung und stellt sicher, dass nur Projekte mit überschaubaren Risiken vorankommen.

Ergebnisorientiert

PMI-Projektmanagement: Die PMI-Methodik soll sicherstellen, dass die Projektergebnisse den Anforderungen und Erwartungen der Beteiligten entsprechen. Dies wird durch umfassende Planungs-, Ausführungs- und kontinuierliche Überwachungs- und Steuerungsprozesse erreicht. PMI konzentriert sich auf die Einbindung der Stakeholder und die Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass die Projekte auf die vordefinierten Ziele ausgerichtet sind und die erwarteten Ergebnisse liefern.

Stage-Gate-Prozess: Der Stage-Gate-Prozess stellt sicher, dass die Produktentwicklung mit den Marktanforderungen und Unternehmenszielen übereinstimmt. Jede Phase ist speziell darauf ausgerichtet, zu bestätigen, dass das Projekt realisierbar ist, den Marktanforderungen entspricht und die langfristigen Unternehmensziele unterstützt. Der Prozess stellt sicher, dass Qualität und strategische Ausrichtung in jeder Phase bewertet werden, was eine fundierte Entscheidungsfindung an den entscheidenden Stellen erleichtert.

Fazit: Welche Methodik ist die Richtige für Sie?

Sowohl die PMI- als auch die Stage-Gate-Methodologie bieten strukturierte, bewährte Rahmenwerke für das Projektmanagement, sind jedoch auf unterschiedliche Arten von Initiativen zugeschnitten.

• PMI ist ideal für Organisationen, die eine Vielzahl von Projekten in verschiedenen Branchen managen. Seine Flexibilität, umfassende Dokumentation und kontinuierliche Überwachung machen es besonders geeignet für komplexe Projekte, die Anpassungsfähigkeit und eine gründliche Einbindung der Stakeholder erfordern.
• Stage-Gate hingegen ist speziell für Produktentwicklungs- und innovationsgetriebene Projekte konzipiert. Die Stufen basierte Struktur und die strengen Entscheidungsprozesse stellen sicher, dass nur die vielversprechendsten Projekte voranschreiten, was es zu einer starken Wahl für Projekte macht, bei denen das Risikomanagement und die Ausrichtung an den Marktbedürfnissen entscheidend sind.

Letztlich hängt die richtige Wahl von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts ab. Für Innovationen und Produktentwicklungen bietet Stage-Gate einen fokussierten, Stufen basierten Ansatz. Für breitere Projektanforderungen in verschiedenen Branchen stellt PMI ein vielseitiges und umfassendes Rahmenwerk bereit.

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